Êtes-vous prêt à recevoir, lire et traiter la facturation dématérialisée, selon les nouvelles normes établies par l’administration fiscale ?
Initialement prévue pour le 1er juillet 2024, l’obligation de réception de facture électronique pour toutes les entreprises françaises, assujetties à la TVA, a été reportée à une date indéfinie.
Dans cet article, vous trouverez un rappel des règles concernant la loi sur l’e-invoicing, ainsi que des conseils pour vous préparer efficacement à la réception de facture électronique !
Réception de facture électronique : qu’est-ce que c’est ?
La réception de facture électronique désigne le processus par lequel une entreprise reçoit une facture dans un format numérique et structuré. Ce dernier permet le traitement automatique et électronique de la facture.
Bon à savoir : une facture numérisée n’est pas une véritable facture électronique, mais plutôt une facture dématérialisée.
Afin d’être considérée comme électronique, celle-ci doit être réceptionnée dans un format spécifique, offrant la possibilité d’extraire des données de façon automatisée.
Rappelons que la réforme sur la facturation électronique vise à simplifier et optimiser les échanges comptables entre les entreprises, mais aussi envers l’administration fiscale.
Qui est concerné par la réception des factures électroniques ?
La réception des factures électroniques concerne toutes les entreprises assujetties à la TVA et établies en France.
Peu importe l’activité (vente de bien, services à la personne, services professionnels…), la taille de l’effectif (micro-entreprise, TPE, PME, groupes internationaux…), le lieu d’exercice (magasin physique, boutique en ligne, entrepôt…) ou le type de clientèle (particuliers, professionnels, collectivités…), toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir une facture dématérialisée selon les standards de la réforme.
L’obligation d’émission, quant à elle, s’applique de manière progressive en fonction de la taille de l’entreprise.
Quand dois-je être prêt à recevoir des factures électroniques ?
Selon l’ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021, la facturation électronique entre entreprises assujetties à la TVA en France est en cours de généralisation.
Cette obligation, dont l’objectif est de renforcer la compétitivité des entreprises en simplifiant les opérations d’achat, de vente et/ou de prestations de services, fixait une généralisation de la facture électronique à partir du 1er juillet 2024. Elle a été repoussée à une échéance indéterminée.
Les organisations ont donc encore quelque temps pour se préparer à accepter les factures électroniques. Cependant, il est conseillé de commencer les travaux préparatoires le plus tôt possible pour une transition réussie vers l’e-invoicing !
Comment se préparer à la réception de factures électroniques ?
La facturation électronique présente plusieurs avantages pour votre entreprise, notamment l’amélioration de l’efficacité de votre gestion comptable, la réduction des coûts de traitement et de stockage, et la diminution de l’empreinte environnementale. Néanmoins, cette transition nécessite une préparation minutieuse. Il est recommandé de réaliser un état des lieux de vos outils et processus existants, puis de procéder pas à pas pour se conformer aux exigences de la réforme.
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1. Faire un état des lieux de votre système de facturation
En premier lieu, effectuez une analyse détaillée des processus, systèmes et flux de facturation dans votre entreprise. Ce point de départ évalue la faisabilité de la mise en œuvre de la réception de facture électronique, tout en pointant les bonnes pratiques à conserver, ainsi que les axes à améliorer.
Pour réaliser efficacement cet état des lieux, vous devez auditer :
- Les flux de facturation : par le biais de questionnaires ou de fiches d’évaluation, analysez les flux liés à la facturation, ainsi que le volume de factures entrantes.
- Les acteurs comptables : établissez une liste d’employés ou services qui interviennent directement dans la réception des factures, de la prise de connaissance jusqu’au règlement.
- Les outils actuels : quels logiciels utilisez-vous actuellement pour recevoir et traiter vos factures ? Seront-ils compatibles avec la réception de facture électronique ?
2. Prendre en compte les spécifications techniques de l’e-invoicing
L’administration fiscale a établi des spécifications techniques pour recevoir des factures électroniques. Afin de préparer la transition en douceur, familiarisez-vous avec les nouvelles obligations concernant :
Les mentions obligatoires
En application du décret pris le 7 octobre 2022, certaines mentions obligatoires ont été ajoutées aux factures électroniques. Celles-ci devront absolument apparaître sur les documents afin que la réception soit valide.
Le décret 2022-1299 a ajouté 4 nouvelles mentions obligatoires, qui s’ajoutent aux informations déjà exigées pour les factures :
- Le numéro SIREN ou SIRET de l’entreprise cliente
- L’adresse de livraison, si elle diffère de l’adresse de facturation.
- La nature des opérations : vente de marchandises ou produits, prestation de services ou opérations mixtes (en cas de vente de biens et services).
- La note « Option pour le paiement de la TVA d’après les débits », si vous avez opté pour le règlement de la TVA au moment de la facturation.
Au total, les factures devront désormais comporter 34 mentions obligatoires, sous peine de rejet, ainsi que de sanctions financières auprès de l’administration fiscale.
Les plateformes de dématérialisation
La réception de facture électronique s’effectue via une plateforme de dématérialisation. Vous aurez le choix entre la récupérer directement sur le Portail Public de Facturation (PPF) ou passer par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP).
Les formats de facture électronique
Pour respecter la loi sur la facturation électronique, vous devrez recevoir les documents dans des formats spécifiques, reconnus pour leur capacité à structurer les données de la facture de manière à permettre un traitement automatique et électronique. Les différents formats de facture électronique sont :
- Factur-X : format hybride, qui combine à la fois les avantages de la facture électronique structurée (traitement automatique) et ceux de la facture visuelle (PDF pour la lecture humaine), il va certainement devenir le standard privilégié des entreprises françaises.
- CII (Cross Industry Invoice) : format particulièrement adapté aux transactions internationales en raison de sa large acceptation et de sa capacité à couvrir un grand nombre de cas d’utilisation commerciale.
- UBL (Universal Business Language) : développé par l’Organisation pour l’avancement des normes de l’information structurée (OASIS), ce standard basé sur le standard XML est surtout utilisé en Europe.
- EDIFACT (Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport) : cette norme internationale pour l’échange de données électroniques entre entreprises est couramment utilisée dans les transactions commerciales étrangères.
3. Sensibiliser vos équipes aux avantages de la réception de facture électronique
La loi sur la dématérialisation des factures va simplifier la gestion comptable des entreprises et renforcer leur compétitivité grâce à l’allègement de la charge administrative, la diminution des délais de paiement et le gain de productivité.
Cependant, les collaborateurs qui vont être directement impactés par la réforme et voir leurs processus quotidiens chamboulés, risquent d’être réfractaires durant cette transition. Il est important de communiquer en amont avec eux, de leur parler des avantages de la réforme et de demander leurs avis sur les outils à utiliser.
Sans oublier de former vos équipes à la facturation électronique, afin que la transition soit fluide et moins stressante pour elles.
4. Chercher une solution adaptée à la réception de factures
Nous l’avons vu précédemment, pour respecter les normes techniques de l’obligation de réception de factures électroniques, vous devrez passer par une solution de dématérialisation. Trois choix s’offrent à votre entreprise :
Passer directement par le Portail Public de Facturation
Déployé par l’État français dans le cadre de la généralisation de la facturation électronique, le Portail Public de Facturation (PPF) est basé sur la plateforme Chorus Pro, qui assure l’échange dématérialisé des factures pour les transactions avec le secteur public depuis 2017.
Les entreprises devront s’inscrire au PPF pour la réception des factures électroniques. Vous aurez ensuite la possibilité de consulter et gérer votre facturation directement via ce portail ou de passer par une solution intermédiaire (PDP et/ou OD).
Choisir une Plateforme de Dématérialisation Partenaire
Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) permettent aux entreprises d’émettre, de recevoir et de gérer leurs factures électroniques de façon plus automatisée.
Ces services tiers proposent souvent des fonctionnalités supplémentaires, comme la gestion de documents, le suivi des paiements, l’archivage et l’intégration avec vos logiciels de comptabilité ou de gestion, afin d’automatiser une grande partie de votre cycle de facturation. Le choix d’une PDP dépend du volume de factures entrantes et de la complexité de leur traitement.
Faire appel à un Opérateur de Dématérialisation
L’Opérateur de Dématérialisation facilite la transition des factures physiques aux documents électroniques. Il fournit un service essentiel de transformation des factures traditionnelles en format numérique conforme à la loi et aux normes fiscales.
En somme, les OD serviront de pont entre les entreprises et l’administration fiscale, pour fluidifier le passage à la facturation entièrement numérique. Ces prestataires s’adressent principalement aux entreprises qui veulent un accompagnement durable et performant durant cette transition.
5. Planifier la transition
Maintenant que vous avez tous les éléments en main pour vous préparer à la réception de facture électronique, établissez un calendrier ! Il est nécessaire de créer un planning réaliste contenant les différentes tâches du projet : audit de votre système de facturation, choix de la solution de dématérialisation, formation des équipes, installation du nouvel outil…
Vous avez même la possibilité de créer une « task force » pour assurer la transition. Ce groupe de travail sera chargé de planifier les changements, de veiller au fonctionnement des nouveaux flux de facturation et de répondre aux questions des employés.
Notre astuce pour être prêt à la réception de facture électronique
Préparez votre plan dès maintenant et intégrez vos équipes comptables à cette réflexion. C’est le moment parfait pour leur demander quelles sont les fonctionnalités essentielles du futur outil de réception de factures électroniques. Étant donné qu’ils sont en première ligne, autant leur proposer des logiciels répondant à leurs besoins pour augmenter leur productivité.
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