Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) : définition et rôles

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Au cours des prochaines années, la facturation électronique deviendra progressivement obligatoire en France pour toutes les entreprises assujetties à la TVA.

Parmi les acteurs incontournables de cette loi sur la facture électronique, vous trouverez la Plateforme de Dématérialisation Partenaire (abrégée en PDP). Cet outil, chargé de faire le lien entre votre entreprise et les portails gouvernementaux, joue un rôle clé dans la mise en œuvre de cette réforme.

Dans cet article, nous faisons le point sur les attentes du gouvernement français vis-à-vis de ces plateformes, les objectifs d’une PDP et les différences avec le Portail Public de Facturation.

Qu’est-ce qu’une PDP ?

À partir du 1er juillet 2024, toutes les sociétés assujetties à la TVA seront tenues de recevoir les factures au format électronique. L’obligation d’émission, quant à elle, sera progressive en fonction de la taille de l’entreprise.

Elle entre en vigueur également au 1er juillet 2024 pour les grands groupes, au 1er janvier 2025 pour les ETI et au 1er janvier 2026 pour les PME, TPE et micro-entrepreneurs.

NOTE IMPORTANTE : La mise en œuvre de la facturation électronique est reportée. Les nouvelles dates seront annoncées par le gouvernement dans le cadre de la loi de finances pour 2024.

À partir de ces dates, les factures et leurs données devront être transmises, soit par le Portail Public de Facturation (PPF), soit par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP). C’est sur cet outil que nous allons nous concentrer dans cet article.

En effet, la PDP aura une mission d’intermédiaire entre les entreprises émettrices et réceptrices de factures, le Portail Public de Facturation et l’administration fiscale.

La plateforme sera en charge d’assurer la transmission, la réception, le traitement et la gestion des factures électroniques, ainsi que les données de transaction, entre votre outil de facturation et les différentes instances fiscales.

Un rôle essentiel, cadré par des obligations définies par le gouvernement, qui s’effectuera automatiquement lors de la création de factures dématérialisées. La Plateforme de Dématérialisation Partenaire aura donc vocation à faire gagner du temps aux entreprises dans la mise en œuvre de leur processus de facturation.

Les rôles de la PDP  

Une Plateforme de Dématérialisation Partenaire dispose de plusieurs rôles importants dans le contexte de l’e-invoicing et de l’e-reporting :

Émission, transmission et réception de factures électroniques

La première mission d’une DPD est de permettre aux entreprises de créer, recevoir, et transmettre des factures électroniques, auprès de leurs fournisseurs et clients.

En tant qu’intermédiaire officiel, intégrant les normes de l’administration fiscale, elle peut convertir la facture établie dans un format accepté (CII, UBL, Factur-X…), tout en préservant l’intégrité, l’authenticité, la lisibilité et l’exhaustivité des données.

Transmission de données fiscales à l’administration

La Plateforme de Dématérialisation Partenaire extrait et transmet certaines données de la facture à l’administration fiscale. Cela inclut :

  • l’identification du fournisseur et du client,
  • le montant hors taxe de l’opération,
  • le montant de la TVA due,
  • le taux de TVA appliqué,
  • etc.

Transmission de données de transactions

Outre les factures électroniques, la PDP communique également des données de transactions, qui ne font pas forcément l’objet d’une facture électronique.

Dès qu’un mouvement est considéré comme une opération commerciale, cela déclenche un rapport auprès de l’administration fiscale.

Transmission des données de paiement

La Plateforme de Dématérialisation Partenaire facilite également la transmission des flux de paiement liés à l’ensemble des opérations commerciales.

Cela permet de fournir, aux services fiscaux, des informations sur les règlements effectués.

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Quelles certifications pour une PDP ?

La certification des Plateformes de Dématérialisation Partenaires est délivrée par les instances fiscales. Un service dédié au sein de la DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques) est responsable de la validation des certificats, renouvelables tous les 3 ans.

Un dossier de candidature doit être déposé par l’opérateur qui souhaite devenir une PDP, en respectant les exigences réglementaires établies.

À l’heure actuelle, la délivrance des habilitations relatives n’a pas encore commencé. Les candidatures des différentes entités qui souhaitent obtenir ce statut sont en cours et il n’est pas possible de connaître avec certitude les plateformes qui obtiendront la certification.

La liste officielle des plateformes immatriculées sera publiée sur la page officielle de l’administration fiscale, dédiée à la facturation électronique et aux plateformes partenaires.

Comment les PDP sont-elles choisies ?

En janvier 2022, le gouvernement a créé un groupe de travail dédié aux opérateurs qui souhaitent devenir acteur de la réforme. L’objectif est de construire, ensemble, le dispositif de candidature, ainsi que les obligations techniques à respecter pour devenir une Plateforme de Dématérialisation Partenaire.

Actuellement, nous n’avons pas de liste officielle des critères à respecter pour intégrer le dispositif de dématérialisation des factures en tant que PDP.

Néanmoins, en vue des spécificités techniques liées à la réception, l’émission et la gestion de l’e-invoicing, nous pouvons anticiper certaines obligations pour recevoir une certification de l’Etat :

Être compatible avec les normes et formats de facturation électronique

Pour devenir partenaire, la plateforme de dématérialisation devra forcément pouvoir traiter les différents formats européens, tels que l’EN16931 et le Factur-X.

Assurer l’intégrité et sécurité des données

Tout au long du cycle de facturation, des données sensibles transitent. Il est évident qu’une PDP devra se conformer aux normes de sécurité, telles que la certification ISO/IEC 27001.

Ainsi, la mise en place d’un système de cybersécurité fort, qui assure l’intégrité, l’authenticité et la confidentialité des factures électroniques échangées entre les entreprises s’avère évidente, tout comme une gestion personnalisée des accès.

Respecter le RGPD

Afin d’être agréée par l’administration fiscale, la PDP aura certainement l’obligation de garantir le respect des dispositions du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Favoriser l’interopérabilité

La plateforme de dématérialisation doit être en mesure d’échanger des données avec d’autres systèmes et solutions utilisés par les entreprises partenaires.

C’est d’ailleurs son principal atout : gérer, de manière automatique, les flux entre les divers outils de gestion et les plateformes fiscales. Un processus fluide et sécurisé sera forcément de mise !

Offrir le suivi et l’archivage des factures électroniques

Pour être homologuée en tant que partenaire, la plateforme devra se conformer aux statuts d’avancement obligatoire, utilisés sur le PPF.

L’entreprise émettrice, tout comme le client récepteur, devra :

  • accéder à l’état d’avancement des factures électroniques
  • être alertée en cas de problème
  • disposer d’un espace d’archivage où stocker les quittances conformément aux durées légales de conservation (10 ans).

Le Portail Public de Facturation (PPF), une alternative à la PDP

L’utilisation d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) n’est pas obligatoire. Les entreprises ont la possibilité de gérer directement leurs factures via le Portail Public de Facturation (PPF).

Pour rappel : le PPF est la plateforme publique, gérée par l’Etat, sur laquelle transitent les factures électroniques. Les PDP servent d’intermédiaire entre vos outils de gestions et le PPF.

Afin de bien cerner les particularités de ces deux opérateurs et de choisir celui qui correspond le mieux à vos besoins, voici leurs principales différences :

La nature du service

Le Portail Public de Facturation reste une plateforme publique gérée par l’administration fiscale, tandis que les Plateformes de Dématérialisation Partenaires sont des opérateurs privés, mis en place par des prestataires de services spécialisés.

Les formats supportés

Le PPF permet l’émission, la réception et la transmission de factures électroniques structurées selon les formats UBL, UNCEFACT, CII, XML, ainsi que le format mixte Factur-X.

Les PDP, quant à elles, offrent des fonctionnalités similaires en convertissant les factures dans des formats appropriés, en vérifiant leur conformité légale et en les transmettant à l’administration fiscale. Cela signifie que vous pouvez les uploader dans des formats différents (en PDF, par exemple) et qu’elles seront acceptées par la plateforme, avant d’être converties.

Sur le Portail Public de Facturation, vous devez directement les télécharger aux normes.

Les contrôles et certifications

Les PDP doivent être immatriculées par l’administration fiscale, tandis le PPF est géré directement par l’Etat, ce qui garantit son alignement sur les exigences réglementaires.

Les coûts

Les coûts associés à l’utilisation du PPF sont généralement moins élevés que ceux des PDP, car le service est fourni gratuitement par l’administration fiscale. Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires, en tant que prestataires de services privés, risquent de facturer des frais de gestion, selon le volume de factures traitées et les fonctionnalités utilisées.

Le choix entre le Portail Public de Facturation et une Plateforme de Dématérialisation Partenaire dépend des besoins et des préférences de votre entreprise.
Opter pour le PPF offre une certaine simplicité et une grande sécurité, grâce à son intégration directe avec les services de l’administration fiscale. Cependant, les sociétés émettant et/ou recevant un volume important de factures préféreront les PDP pour leurs fonctionnalités automatisées et la fluidité des échanges avec les services fiscaux de l’Etat.

Notre astuce pour anticiper l’utilisation d’une PDP

Vous l’aurez compris, dès le 1er juillet 2024, les entreprises auront l’obligation de choisir entre recourir aux services d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire ou passer directement par le Portail Public de Facturation.

Afin de trouver le système qui vous convient et vous préparer à mettre en place la facturation électronique, nous vous conseillons de vous inscrire sur la version non définitive du PPF actuellement en ligne… puis de tester notre solution de facturation gratuite Facture.net, pour générer vos factures au format Factur-X et les envoyer au PPF ou à votre PDP via API.

Vous saurez quel outil s’adapte le mieux à votre chaîne de facturation, avant de passer à la facture électronique en toute sérénité !

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