Dématérialisation des factures : les clés pour comprendre

Dématérialisation des factures

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Si vous êtes entrepreneur, vous avez sans doute entendu parler de généralisation de la facture électronique ou d’e-invoicing pour simplifier le suivi et la gestion du système de facturation des entreprises.

De nouvelles règles de facturation seront bientôt mises en place. En fonction de la taille de votre entreprise, vous serez donc dans l’obligation d’adopter la dématérialisation des factures à partir de cette date.

Mais quels sont les avantages de la facturation électronique et quelles sont les règles à connaître ? Voici toutes les clés pour comprendre la dématérialisation des factures pour votre entreprise.

La dématérialisation des factures : qu’est-ce que c’est ?

La dématérialisation des factures est un nouveau pas vers la transformation numérique ayant pour objectif d’améliorer la productivité des entreprises. Elle consiste à émettre et recevoir l’intégralité des factures au format électronique.

Il s’agit d’un format de facture émis, transmis et reçu en version dématérialisée. Ce format diffère du format papier ou PDF actuel.

En effet, la facture dématérialisée inclus des données structurées liées à la transaction facturée. Ces données sont transmises à l’administration fiscale.

Attention : le terme “facture dématérialisée” a pu autrefois être utilisé pour désigner une facture PDF standard transmise par voie informatique (e-mail ou API). Aujourd’hui, ce terme se réfère à une facture électronique au format Factur-X, UBL ou CII, dont nous parlons dans cet article.

La dématérialisation des factures deviendra obligatoire pour les entreprises assujetties à la TVA. Elle sera progressivement adoptée par les entreprises en fonction de leur taille. Initialement prévue entre juillet 2024 et janvier 2026, la mise en place a été reportée le 28 juillet 2023 à une date ultérieure.

Quel est l’objectif derrière la dématérialisation des factures ?

Cette nouvelle réglementation fait partie de la loi des finances de 2020 qui introduit l’obligation d’émettre les factures électroniques pour toutes les entreprises assujetties à la TVA.

Voici les objectifs de cette réglementation :

  • Le renforcement de la compétitivité des entreprises en allégeant la charge administrative
  • La lutte contre la fraude à la TVA
  • La simplification des obligations déclaratives des entreprises en matière de TVA
  • La connaissance de l’activité des entreprises, en temps réel.

Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises en relation avec le secteur public sont dans l’obligation d’émettre des factures électroniques en passant par un Portail Public de Facturation (aujourd’hui Chorus Pro). D’autres secteurs d’activité comme le secteur automobile et la grande distribution utilisent déjà la dématérialisation des factures.

L’e-reporting pour compléter la dématérialisation des factures

La facturation dématérialisée sera complétée par un dispositif de e-reporting afin de couvrir les périmètres BtoB et BtoC pour les factures à destination de clients non assujettis à la TVA française.

Ce dispositif permettra de :

  • transmettre l’intégralité des données concernant la TVA à l’administration fiscale
  • assurer le suivi des règlements
  • reconstituer toute l’activité économique d’une entreprise
  • pré-remplir les déclarations de TVA

Comment fonctionne la dématérialisation des factures ?

schéma fonctionnement facture électronique

Les entreprises (fournisseurs et acheteurs)

Chaque entreprise devra être capable de :

  • recevoir les factures électroniques émises par ses fournisseurs
  • émettre ses propres factures électroniques (au format Factur-X, UBL ou CII)
  • transmettre ses factures aux acheteurs (ses clients) et à l’administration fiscale via le Portail Public de Facturation (PPF)

Pour cela, les entreprises pourront faire appel à une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP), qui leur permettra de :

  • saisir les factures à transmettre à l’acheteur (client)
  • envoyer automatiquement les données de facturation à l’acheteur et à l’administration fiscale
  • recevoir les factures fournisseurs à régler

Si elle ne souhaite pas passer par une PDP, l’entreprise pourra :

  • se doter d’un Opérateur de Dématérialisation qui lui permettra de créer ses factures électroniques au bon format
  • se connecter au Portail Public de Facturation pour envoyer et recevoir ses factures électroniques

Facture.net est prêt pour la dématérialisation des factures ! Avec Facture.net, créez vos factures électroniques au format Factur-X et transmettez-les au Portail Public de Facturation.

Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires

Les factures électroniques pourront transiter entre les fournisseurs et les clients via des plateformes intermédiaires certifiées : les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP).

Les plateformes de dématérialisation partenaires doivent remplir un cahier des charges très précis pour être immatriculées auprès de l’administration, pour une durée de 3 ans renouvelable. Seules ces plateformes pourront assurer l’envoi et la réception de factures dématérialisées.

Les entreprises pourront choisir une PDP pour émettre et transmettre leurs factures électroniques aux clients, mais aussi pour réaliser les opérations de reporting de données pour l’administration fiscale. Elle servira donc d’intermédiaire entre le fournisseur et le client.

Les clients et fournisseurs pourront faire appel à des solutions de dématérialisation différentes. De même, vous pourrez choisir différentes PDP pour la dématérialisation de vos factures et votre e-reporting, si vous le souhaitez.

Attention toutefois : vous devrez vous assurer que le prestataire choisi réponde à toutes les exigences de certification et soit bien immatriculé en tant que PDP.

Facture.net est actuellement en cours de développement pour répondre aux exigences des nouvelles normes de dématérialisation des factures.

Le Portail Public de Facturation

Un outil sera mis en place gratuitement pour les entreprises qui ne souhaitent pas s’offrir les services d’une PDP : Chorus Pro, le Portail Public de Facturation (PPF).

Grâce à cette solution, les petites entreprises pourront recevoir, éditer et transmettre des factures dématérialisées.

Facture.net transmettra vos factures dématérialisées au PPF via API

De leur côté, les PDP transmettront chacune des factures saisies au Portail Public de Facturation. Le PPF jouera également un rôle d’annuaire centralisé des PDP agrées.

Le PPF centralisera ainsi toutes les données de facturation dématérialisée (générée via son outil ou par PDP) pour les transmettre à l’administration fiscale française.

Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture dématérialisée ?

La facture électronique doit comporter les mêmes mentions obligatoires qu’une facture papier classique.

À cela, devront s’ajouter 4 nouvelles mentions :

  • le SIREN du client
  • la catégorie de l’opération : livraison de biens, prestation de service ou les deux
  • l’adresse de livraison des biens, si elle diffère de l’adresse de facturation
  • l’option de paiement de la TVA (sur les débits)

Les avantages de la dématérialisation des factures pour les entreprises

Cette réforme, bien qu’elle soit obligatoire, présente tout de même des avantages pour les entreprises et même pour l’environnement ! En effet, c’est encore une nouvelle avancée vers la transformation numérique des entreprises.

Si celle-ci ne convainc pas encore tout le monde, elle présente de nouvelles possibilités pour les entreprises :

  • Le coût de dématérialisation des factures est inférieur à la version papier. Vous pouvez émettre plus rapidement votre facture et la transmettre instantanément au client.
  • Le gain de temps est une conséquence directe de la facture électronique. Vous pourrez consacrer moins de temps aux tâches administratives et améliorer votre productivité.
  • La chaîne de facturation automatisée permet d’assurer la sécurité de vos données. Vous pourrez tracer toutes les factures pour gérer votre comptabilité en toute sérénité.
  • L’amélioration des délais de paiement avec le suivi de transaction et l’assurance que le client ait bien réceptionné la facture électronique. C’est un moyen d’améliorer les relations entre fournisseurs et clients. L’intégration de nouveaux moyens de paiement permettra également de recevoir plus rapidement les règlements.
  • La facture électronique permet de réduire les gaz à effet de serre en comparaison avec le format papier. Elle constitue donc un geste pour l’environnement.
  • La sécurisation fiscale avec l’accompagnement fiscal des entreprises évite les erreurs sur la déclaration de TVA.

La transformation numérique des entreprises est en cours et permettra un retour sur investissement rapide avec la mise en place de la facture électronique. L’adoption de cette réforme sera facilitée par les plateformes partenaires et les structures d’accompagnement mises en place par l’administration.

Le calendrier de la dématérialisation des factures

Cette nouvelle réforme sera progressivement mise en place à partir de juillet 2024 pour devenir obligatoire pour toutes les entreprises de France en janvier 2026.

⚠ Suite à un communiqué publié par le gouvernement le 28 juillet 2023, l’entrée en vigueur de la facture électronique initialement prévue en 2024 est reportée à une date indéterminée. La date du report sera définie dans le cadre des travaux d’adoption de la loi de finances pour 2024.

Voici le calendrier de déploiement progressif des obligations de dématérialisation des factures qui était initialement prévu (nous le mettrons à jour dès que le nouveau calendrier sera disponible) :

  • 1er juillet 2024 :
    • facturation électronique obligatoire en réception à l’ensemble des assujettis à la TVA
    • facturation électronique obligatoire en transmission pour les grandes entreprises
  • 1er janvier 2025 : factures électroniques obligatoires en transmission pour les entreprises de taille intermédiaire
  • 1er janvier 2026 : factures électroniques obligatoires en transmission pour les TPE, PME et micro-entreprises.

facture électronique : calendrier des obligations

Les obligations d’e-reporting suivront le même calendrier. Ce déploiement progressif permet d’assurer le bon fonctionnement du nouveau dispositif.

Pour mettre en place le dispositif, les entreprises pourront recourir :

  • Aux plateformes de dématérialisation partenaires de l’administration
  • Au portail public de facturation qui utilise la plateforme Chorus Pro.

Formats, conservation et archivage des factures dématérialisées

Les factures dématérialisées doivent être authentifiées, intelligibles et intègres pour être conformes, comme c’est déjà le cas pour le format papier. Elles pourront se présenter sous 3 formats :

  • CII : Cross Industry Invoice
  • UBL : Universal Business Language
  • Factur-X : format mixte composé d’un fichier PDF et d’un fichier XML de données structurées

Les factures dématérialisées doivent être conservées dans leur format électronique d’origine. Les factures sont scellées et horodatées lors de l’archivage afin d’être stockées dans un coffre-fort numérique.

Facture.net édite et archive vos factures au format Factur-X pour vous préparer à la facturation dématérialisée.

À retenir sur la dématérialisation des factures

La dématérialisation des factures est déjà utilisée avec succès par de nombreux pays européens comme l’Italie. Cette réforme est majoritairement vue comme une opportunité par les entreprises pour gagner en productivité.

Sa mise en place ne sera obligatoire que d’ici quelques années pour les TPE-PME. Alors pas de panique, vous avez le temps de voir vos logiciels de facturation préférés s’adapter à cette nouvelle législation !

L’équipe de Facture.net adapte déjà ses pratiques pour devenir votre nouvelle plateforme de facturation dématérialisée dès la mise en place de la réforme !

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