Dématérialisation des factures : les clés pour comprendre

Dématérialisation des factures

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Si vous êtes entrepreneur, vous avez sans doute entendu parler de généralisation de la facture électronique ou d’e-invoicing pour simplifier le suivi et la gestion du système de facturation des entreprises.

De nouvelles règles de facturation seront mises en place en  2024. En fonction de la taille de votre entreprise, vous serez donc dans l’obligation d’adopter la dématérialisation des factures à partir de cette date.

Mais quels sont les avantages de la facturation électronique et quelles sont les règles à connaître ? Voici toutes les clés pour comprendre la dématérialisation des factures pour votre entreprise.

 

Qu’est-ce-que la facture électronique ?

La facture électronique deviendra obligatoire pour les entreprises assujetties à la TVA à partir de 2024. Il s’agit d’un format de facture émis, transmis et reçu en version dématérialisée. La facture électronique doit comporter les mêmes mentions obligatoires qu’une facture papier classique.

La facturation dématérialisée sera progressivement adoptée par les entreprises en fonction de leur taille entre juillet 2024 et juillet 2026. Il s’agit d’un nouveau pas vers la transformation numérique ayant pour objectif la productivité des entreprises.

Les factures électroniques seront transmises aux clients par des plateformes intermédiaires certifiées.

Facture électronique
source: adobe stock

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Les enjeux de la généralisation de la facture électronique

Cette nouvelle réglementation fait partie de la loi des finances de 2020 qui introduit l’obligation d’émettre les factures électroniques pour toutes les entreprises assujetties à la TVA. Voici les objectifs de cette réglementation :

  • Le renforcement de la compétitivité des entreprises en allégeant la charge administrative
  • La lutte contre la fraude à la TVA
  • La simplification des obligations déclaratives des entreprises en matière de TVA
  • Connaître l’activité des entreprises en temps réel.

La facturation dématérialisée sera complétée par un dispositif de e-reporting afin de couvrir les périmètres B to B et B to C pour les factures à destination de clients non assujettis à la TVA française.

Ce dispositif permettra de transmettre l’intégralité des données concernant la TVA à l’administration fiscale mais aussi d’assurer le suivi des règlements. L’e-reporting permet de reconstituer toute l’activité économique d’une entreprise dans le but de pré-remplir les déclarations de TVA.

Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises en relation avec le secteur public sont dans l’obligation d’émettre des factures électroniques en passant par la plateforme en ligne Chorus Pro. D’autres secteurs d’activité comme le secteur automobile et la grande distribution utilisent déjà la dématérialisation des factures.

 

Qu’est-ce qu’une plateforme de dématérialisation ?

Les entreprises devront choisir un prestataire, une plateforme intermédiaire pour émettre et transmettre leurs factures électroniques aux clients. Cette plateforme doit aussi être en mesure de réaliser les opérations de reporting de données pour l’administration fiscale. Elle servira donc d’intermédiaire entre le fournisseur et le client. La plateforme doit être en mesure de convertir la facture dans le format demandé par le client.

Vous devrez vous assurer que le prestataire réponde à toutes les exigences de certification.

La plateforme de dématérialisation partenaire doit être immatriculée auprès de l’administration pour une durée de 3 ans renouvelable.

Facture.net met tout en place pour répondre aux exigences d’une plateforme de dématérialisation afin de devenir votre prochaine plateforme partenaire.

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source: freepik

Les avantages de la dématérialisation des factures

Cette réforme, bien qu’elle soit obligatoire, présente tout de même des avantages pour les entreprises et même pour l’environnement ! En effet, c’est encore une nouvelle avancée vers la transformation numérique des entreprises.

Si celle-ci ne convainc pas encore tout le monde, elle présente de nouvelles possibilités pour les entreprises :

  • Le coût de dématérialisation des factures est inférieur à la version papier. Vous pouvez émettre plus rapidement votre facture et la transmettre instantanément au client.
  • Le gain de temps est une conséquence directe de la facture électronique. Vous pourrez consacrer moins de temps aux tâches administratives et améliorer votre productivité.
  • La chaîne de facturation automatisée permet d’assurer la sécurité de vos données. Vous pourrez tracer toutes les factures pour gérer votre comptabilité en toute sérénité.
  • L’amélioration des délais de paiement avec le suivi de transaction et l’assurance que le client ait bien réceptionné la facture électronique. C’est un moyen d’améliorer les relations entre fournisseurs et clients. L’intégration de nouveaux moyens de paiement permettra également de recevoir plus rapidement les règlements.
  • La facture électronique permet de réduire les gaz à effet de serre en comparaison avec le format papier. Elle constitue donc un geste pour l’environnement.
  • La sécurisation fiscale avec l’accompagnement fiscal des entreprises évite les erreurs sur la déclaration de TVA.

La transformation numérique des entreprises est en cours et permettra un retour sur investissement rapide avec la mise en place de la facture électronique. L’adoption de cette réforme sera facilitée par les plateformes partenaires et les structures d’accompagnement mises en place par l’administration.

 

Un réforme obligatoire à partir de 2024

Cette nouvelle réforme sera progressivement mise en place à partir de juillet 2024 pour devenir obligatoire pour tous en juillet 2026.

Voici le calendrier de déploiement progressif des obligations de dématérialisation des factures :

  • Juillet 2024 : facturation électronique obligatoire en réception à l’ensemble des assujettis à la TVA et en transmission aux grandes entreprises.
  • 1er janvier 2025 : factures électroniques obligatoires pour les entreprises de taille intermédiaire
  • 1er janvier 2026 : factures électroniques obligatoires pour les TPE et PME.

Les obligations d’e-reporting suivront le même calendrier. Ce déploiement progressif permet d’assurer le bon fonctionnement du nouveau dispositif.

Pour mettre en place le dispositif, les entreprises pourront recourir :

  • Aux plateformes de dématérialisation partenaires de l’administration
  • Au portail public de facturation qui utilise la plateforme Chorus Pro.

 

Conservation et archivage des factures électroniques

Les factures électroniques doivent être authentifiées, intelligibles et intègres pour être conformes, ce qui est aussi le cas pour le format papier. Elles doivent être conservées dans leur format d’origine. Les factures sont scellées et horodatées lors de l’archivage afin d’être stockées dans un coffre-fort numérique.

Des structures d’accompagnement sont mises en place pour accompagner les entreprises pendant leur transition numérique.

Des structures d’accompagnement
source: freepik

La dématérialisation des factures est déjà utilisée avec succès par de nombreux pays européens comme l’Italie. Cette réforme est majoritairement vue comme une opportunité par les entreprises pour gagner en productivité.

Sa mise en place ne sera obligatoire qu’en 2026 pour les TPE-PME. Alors pas de panique, vous avez le temps de voir vos logiciels de facturation préférés s’adapter à cette nouvelle législation !

L’équipe de Facture.net se penche déjà sur une nouvelle version en adéquation avec cette nouvelle règlementation. Nous vous tiendrons informés des évolutions de la solution.