Saviez-vous que le passage à la facture électronique s’accompagne de nouvelles mentions obligatoires ? Indispensables pour la conformité légale, ces informations sont strictement encadrées et varient selon le type de destinataire de la facture (particulier ou professionnel).
Alors, quelles sont les nouvelles mentions obligatoires pour la facture électronique ? Quelles sont les données que vous devez continuer à apposer sur ces documents ? Quelles sanctions encourent votre entreprise en cas d’omission ou d’erreur ?
Tout d’abord, faisons le point sur les informations obligatoires de vos factures dématérialisées… puis découvrez notre conseil pour assurer la conformité de vos e-invoices !
Les mentions obligatoires sur les factures
En plus d’indiquer au client la somme à régler, ou à votre entreprise la somme due, la facture sert de justificatif comptable, juridique et fiscal. Comme tout document officiel, elle doit comporter des mentions obligatoires. Toute omission, défaut ou manquement volontaire peut entraîner des sanctions.
Voyons ensemble les mentions obligatoires sur les factures électroniques, papier ou dématérialisées :
Les informations sur votre entreprise
Tout d’abord, vous devez renseigner les données concernant votre entreprise. À cet effet, les mentions concernant l’émetteur de la facture restent :
- La raison ou dénomination sociale pour une entreprise
- L’adresse du siège social ou celle du client particulier
- La forme juridique (SA, EURL, SARL, SAS, etc.)
- Le numéro RCS
- Le montant du capital social
- La ville du greffe d’immatriculation (pour les commerçants) et le département d’immatriculation (pour les artisans).
L’identité du client
Que vous vendiez vos produits ou services à des professionnels, particuliers ou entreprises, les mentions suivantes, concernant le client, doivent absolument apparaître :
- La raison ou dénomination sociale pour une entreprise ; le nom et prénom pour un particulier
- L’adresse de facturation
Vous pouvez ajouter l’email et le numéro de téléphone, mais ces renseignements sont facultatifs.
Les biens ou services vendus
Évidemment, votre facture doit contenir les détails sur les prestations facturées :
- L’intitulé du produit ou service
- La nature de la prestation
- La marque
- Les références des produits
- La quantité
- Le prix unitaire hors TVA
- Le taux de TVA
- Les éventuelles remises ou rabais
- Les matériaux et la main-d’œuvre
Les données de paiement
Votre facture dématérialisée doit faire apparaître les informations concernant le règlement comme :
- La date ou le délai du paiement
- Les conditions d’escompte en cas de règlement anticipé
- L’éventuel numéro ou référence de commande fourni par le client
- Les pénalités encourues en cas de retard de paiement
La durée de garantie de certains produits
La garantie légale de conformité est une garantie obligatoire qui protège le consommateur contre tous les défauts de fabrication présents lors de l’achat ou de la livraison d’un produit. Cette assurance concerne le produit lui-même, son emballage, ses instructions de montage ou son installation. Elle a une durée minimale de 2 ans à compter de l’achat ou de la livraison.
Depuis le 1er juillet 2021, suite à l’application du Décret n° 2021-609 du 18 mai 2021, une nouvelle mention est devenue obligatoire sur les factures concernant l’existence et la durée de cette garantie.
Cette mention est applicable pour la vente en magasin de certains articles à des particuliers et ne s’applique pas aux ventes à distance, ou au secteur B2B.
Si vous vendez un produit appartenant à l’une des catégories ci-dessous, vous devez mentionner la durée de garantie minimale de 2 ans sur votre facture :
- Les biens informatiques et électroniques grand public (appareils photo, smartphones et tablettes inclus)
- Les appareils dotés d’un moteur électrique ou thermique et plus globalement, les accessoires motorisés destinés au bricolage ou au jardinage
- Les produits électroménagers
- Les montres et produits d’horlogerie
- Les lunettes de protection solaire
- Le mobilier d’intérieur et d’extérieur
- Et de nombreux autres biens de consommation soumis à une garantie : articles de sport, luminaires, jouets, consoles vidéo…
Les autres mentions spécifiques
Il existe d’autres informations légales à faire figurer sur vos factures, concernant des cas spécifiques :
- Souscription à un centre de gestion agréé
Si l’entreprise émettrice fait partie d’un centre de gestion ou d’une association agréée, elle doit ajouter une mention spécifique à ce sujet : “Membre d’une association agréée, le règlement par chèque et par carte bancaire est accepté”.
- Régime de franchise de TVA
Certaines formes juridiques, comme les micro-entrepreneurs, peuvent bénéficier d’un régime de franchise de TVA. Dans ces situations, la TVA n’est pas applicable à leurs factures.
Pour rendre cette situation transparente pour les clients et l’administration fiscale, la mention suivante doit être ajoutée sur les factures : “TVA non applicable, art. 293 B du Code général des impôts”.
- Assurance professionnelle pour artisans
Les artisans, qui ont le devoir de souscrire une assurance professionnelle, ont également une mention obligatoire supplémentaire sur leurs factures électroniques.
Ces professionnels doivent indiquer le nom et les coordonnées de leur assureur sur toutes leurs factures. Cette information assure la transparence et protège à la fois l’artisan et le client en cas de litige ou de problème lié à l’exécution du travail.
- Déclaration de TVA par le client
Dans certains cas, c’est le client qui est chargé de déclarer la TVA, plutôt que l’entreprise émettrice.
Quand cela se produit, deux mentions spécifiques doivent être ajoutées à la facture pour clarifier la situation : “Auto-liquidation” et “Montant hors taxe”.
De nouvelles mentions obligatoires sur la facture électronique
À la suite du décret du 7 octobre 2022, 4 nouvelles mentions obligatoires sont désormais requises sur les factures électroniques :
Le numéro SIREN du client
Cet identifiant composé de 9 chiffres est disponible sur le portail sirene.fr. Vous avez également la possibilité de mentionner le SIRET à la place (ou en complément).
La nature de la transaction
Vos factures électroniques devront préciser la catégorie de l’opération :
- Vente de produits
- Prestation de services
- Mixte (les deux)
Le point de livraison des produits
Lors d’une vente de marchandises, si l’adresse de livraison diffère de celle de facturation, elle doit être spécifiée. Ceci est courant dans les transactions avec des entreprises ayant plusieurs succursales.
Cette mention obligatoire ne s’applique pas aux prestations de services.
L’option pour le paiement de la taxe d’après les débits
Il existe deux méthodes de paiement pour la TVA : d’après les encaissements et d’après les débits.
Habituellement, les micro-entrepreneurs privilégient la première méthode, où la TVA est due lors du paiement client.
Si vous optez pour la seconde option, celle basée sur les débits, votre facture électronique doit contenir la mention : « Option pour le paiement de la taxe d’après les débits ».
Les sanctions en cas d’oubli de mention obligatoire sur une facture électronique
Les sanctions en cas d’oubli de mention obligatoire sur une facture électronique sont régies par le Code de commerce et le Code général des impôts (CGI). L’oubli d’une information légale est considéré comme un défaut de facturation et expose votre entreprise à des sanctions :
- Une amende de 15 € est appliquée pour chaque oubli ou erreur constaté dans une facture, dans la limite
- Si une facture contient plusieurs omissions ou anomalies, l’amende est plafonnée. Elle ne peut dépasser 25 % du montant mentionné sur la facture (ou qui aurait dû y être inscrit).
- Le non-respect de l’obligation de délivrer une facture, ainsi que la non-comptabilisation de la transaction, entraîne une amende fiscale à hauteur de 50 % du montant de la transaction (plafonnement à 375 000 € par exercice).
Il est essentiel pour les entreprises de s’assurer qu’elles renseignent toutes les mentions obligatoires sur les factures électroniques ou dématérialisées, pour éviter de lourdes sanctions financières.
Notre astuce pour créer des factures électroniques conformes à la loi
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Dans le cadre de la loi sur l’e-invoicing, choisissez un outil qui jouera aussi le rôle d’opérateur de dématérialisation pour vous aider à automatiser et sécuriser votre processus de facturation.
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