Obligation facture électronique : 5 étapes pour se préparer

se préparer à l'obligation de facture électronique

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Initialement prévue dès le 1er juillet 2024, la première phase de la facture électronique obligatoire a été repoussée par le gouvernement en juillet dernier. Pour autant, toutes les entreprises devront pouvoir réceptionner et émettre des factures dématérialisées dans les prochaines années.

Préparez-vous dès maintenant ! Surtout si votre entreprise n’a pas encore abordé sa transformation numérique. Découvrons ensemble les 5 étapes pour anticiper l’obligation à la facture électronique avec efficacité…

1. Se renseigner sur l’obligation d’émettre et recevoir des factures électroniques

Pour se préparer à l’obligation de la facture électronique, la première étape est de bien comprendre cette réforme, ses objectifs et ses dates clés. Nous avons consacré un guide complet sur la loi sur la facturation électronique, que nous vous invitons vivement à consulter !

Étant donné que l’anticipation est le mot-clé d’une préparation réussie, votre entreprise doit avoir le calendrier bien en tête. D’autant que les dates à retenir changent selon la taille de votre organisation :

  • À partir du 1er juillet 2024 : toutes les entreprises, quelles que soient leur taille, devront être en mesure de recevoir des factures électroniques. Cependant, seules les grandes entreprises seront obligées d’émettre également des factures dématérialisées.
  • À partir du 1er janvier 2025 : ce sera au tour des entreprises de taille intermédiaire (ETI) d’être soumises à l’obligation d’émission des factures électroniques.
  • À partir du 1er janvier 2026 : les TPE, PME et microentreprises devront adopter pleinement l’e-invoicing.

Le 28 juillet 2023, le gouvernement a annoncé dans un communiqué de presse le report de la mise en œuvre de la facturation électronique. Les nouvelles dates seront annoncées dans le cadre de la loi de finances pour 2024.

facture électronique : calendrier des obligations
Facturation électronique : le calendrier

En résumé : la loi sur la facturation électronique oblige les entreprises à revoir leurs méthodes d’émission et de réception des factures.

Elles devront créer ces documents dans des formats spéciaux, validés par l’administration fiscale : CII, UBL, Factur-X, EDIFAC…

La transmission et la réception se feront via une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) ou le Portail Public de Facturation (PPF).

2. Constituer un groupe de travail dédié

Pourquoi constituer un comité consacré au passage à la facture électronique obligatoire ? Transition importante pour le service ou le responsable comptable d’une entreprise, l’e-invoicing nécessite un plan de préparation préalable.

Ainsi, les missions du groupe de travail seront de :

Sensibiliser et former les collaborateurs

Le comité dédié à l’obligation de la facture électronique va informer les employés et les parties prenantes des avantages et enjeux liés à l’e-invoicing.

Si nécessaire, il organisera aussi des formations concernant les procédures et outils utiles à la mise en œuvre de la facturation électronique.

Choisir la plateforme ou l’opérateur de dématérialisation

Le groupe de travail peut mener une analyse approfondie des différentes plateformes de dématérialisation disponibles.

Son rôle est d’évaluer la compatibilité avec les systèmes existants, les fonctionnalités offertes, la sécurité des données et les coûts associés, pour choisir la solution adaptée aux besoins et au budget de l’entreprise.

Planifier le passage à la facturation électronique

Définir les étapes, les délais et les responsabilités, voilà une mission qui incombe au groupe de travail !

C’est lui qui va élaborer un plan détaillé pour la mise en œuvre de la facture électronique obligatoire, puis coordonner les activités nécessaires (configuration des outils, formation du personnel, communication avec les clients et les fournisseurs…).

Suivre et évaluer les processus d’e-invoicing

Une fois la transition vers la facturation dématérialisée effectuée, le comité de travail assure un suivi régulier de son fonctionnement, identifie les problèmes éventuels et propose des améliorations continues. Il évalue également les avantages obtenus, tels que la réduction des coûts administratifs, l’amélioration de la gestion de la trésorerie ou le gain de productivité.

À savoir : pour composer une équipe efficace, il est recommandé de réunir des membres provenant de différents départements de l’entreprise : comptabilité, finances, informatiques, commerciaux…. Vous pouvez aussi solliciter l’aide d’experts externes, tels que des consultants ou des prestataires de services de dématérialisation.

3. Cartographier les flux de factures entrants et sortants

Une transition réussie vers l’e-invoicing nécessite de bien cerner son processus de facturation. Cartographier les flux de factures entrants et sortants vous aide à évaluer vos besoins logiciels, mais aussi à analyser le (bon) fonctionnement de votre chaîne commerciale. C’est le moment idéal pour optimiser votre cycle de facturation en fluidifiant vos processus et en réglant les éventuels points de friction.

Voici nos conseils pour procéder à cet audit :

Identifiez les étapes du processus de facturation

Depuis la réception de la facture jusqu’au paiement, quelles sont les étapes à franchir ? Cela peut inclure :

  • la validation par un responsable,
  • la saisie des données,
  • l’approbation d’un manager,
  • les méthodes d’envoi et de communication avec le client,
  • le suivi du paiement,
  • etc.

Déterminez le volumes de factures entrantes et sortantes

Comptabilisez les flux entrants (volume de factures que vous recevez de vos fournisseurs) et les flux sortants (factures que vous émettez à vos clients).

L’idée est d’avoir un aperçu du nombre de documents à émettre et à recevoir depuis la plateforme de dématérialisation choisie.

Cartographiez les itinéraires des flux et les données à collecter

Pour chaque flux de factures, mappez le chemin emprunté à travers vos différents services. Identifiez les personnes, départements ou systèmes impliqués (email, logiciel comptable, outil bureautique…) à chaque étape du cycle de facturation.

A chaque « checkpoint », associez les données nécessaires :

  • numéro de facture,
  • date d’émission,
  • montant,
  • adresse de livraison,
  • dates de validation,
  • moyen de paiement,
  • etc.

En cartographiant les flux de factures entrants et sortants, vous comprenez davantage votre processus de facturation. Cette vision détaillée vous aide à identifier les points faibles et les opportunités d’amélioration que vous offre l’obligation du passage à la facture électronique.

4. Identifier les éventuels besoins en matériel informatique

Le passage à l’e-invoicing est l’occasion de faire un point sur votre matériel informatique. Il est peut-être temps de moderniser certains postes, de mettre à jour des logiciels ou de mieux équiper votre service technique.

Voici les éléments à passer en revue :

  • L’infrastructure informatique : assurez-vous que vos ordinateurs, serveurs et dispositifs de stockage soient assez performants pour la plateforme ou l’opérateur de dématérialisation sélectionné.
  • L’outil de facturation : vous aurez besoin d’un logiciel de facturation mis aux normes de la loi sur l’e-invoicing pour créer, envoyer et gérer les factures dématérialisées.
  • Les certificats numériques : pour garantir l’authenticité et l’intégrité des factures dématérialisées, vous devrez obtenir un certificat qui sécurise votre signature électronique.
  • Les équipements de numérisation : si vous devez numériser des factures papier pour les convertir en format électronique, vous aurez besoin de scanners.

5. Choisir sa plateforme intermédiaire

Facture.net et la facturation électronique

La dernière étape pour se préparer à l’obligation de la facture électronique est de choisir une plateforme respectant les normes de dématérialisation des factures, comme Facture.net par exemple !

Voici les principaux éléments à observer :

  • La compatibilité : avec les normes et les formats de facturation électronique en vigueur (CII, UBL, Factur-X…).
  • L’archivage : la plateforme sélectionnée doit conserver vos factures à long terme.
  • La sécurité des données : vérifiez si la plateforme intermédiaire utilise des protocoles de cryptage robustes pour protéger vos données et celles de vos clients.
  • Le support et l’assistance : Assurez-vous que la plateforme intermédiaire offre un support technique fiable et une assistance en cas de problèmes ou de questions.

Facture.net, présente tous les critères pour devenir votre plateforme intermédiaire, lors du passage à la facturation électronique. En bonus : notre outil est gratuit !

Notre astuce pour se préparer efficacement à la facturation électronique

Le passage à la facture électronique obligatoire doit s’effectuer progressivement.

Élaborez un plan d’action en amont, préparez et rassemblez vos données, puis testez votre nouveau processus pour vérifier qu’il s’intègre harmonieusement à vos opérations commerciales.

Enfin, si vous cherchez une plateforme partenaire pour votre transition à l’e-invoicing, essayez notre solution de facturation gratuite, Facture.net.

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