Parmi les nouveautés qui arrivent avec la loi sur l’e-invoicing, concentrons-nous sur le statut de votre facture électronique ! Valide, acceptée, payée, rejetée, prise en charge, suspendue… Où en est le cycle de vie de votre document de facturation ?
Grâce à la dématérialisation et à l’obligation d’utiliser des outils comme le Portail Public de Facturation (PPF) ou une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP), votre entreprise aura la possibilité de suivre précisément le parcours des factures émises, mais aussi d’indiquer à ses fournisseurs et partenaires la situation de leurs règlements.
Envie d’en savoir plus sur les statuts des factures électroniques ? Dans cet article, nous allons vous expliquer quels sont les objectifs de ces étiquettes de suivi et vous fournir une liste des statuts obligatoires et facultatifs !
Les objectifs des statuts de la facture électronique
Les statuts de la facture électronique sont transmis par voie dématérialisée. Ils sont émis par les différents acteurs impliqués dans le parcours de la facture : le fournisseur, le client, l’opérateur de service ou l’administration fiscale.
Ce suivi joue un rôle essentiel dans la gestion transparente et efficiente de la facturation entre les entreprises et leurs clients. Lorsqu’une facture est émise, transmise, traitée et finalement réglée, elle traverse divers statuts qui s’affichent sous forme d’étiquettes, afin d’informer les parties prenantes de sa progression.
A cet effet, les objectifs des statuts de la facture électronique se résument 5 points essentiels :
- Informer le fournisseur et le client de l’état d’avancement du traitement de la facture, et donc renforcer la confiance entre les parties prenantes.
- Garantir la traçabilité et l’authenticité des documents, pour assurer la validité juridique et fiscale des factures électroniques.
- Respecter les obligations légales et fiscales en matière de facturation électronique.
- Faciliter le rapprochement comptable et le recouvrement des créances.
- Lutter contre la fraude et le risque de perte ou d’altération des données.
Les statuts obligatoires
Les statuts de la facture électronique sont divers et variés, pour correspondre aux besoins des différentes entreprises et des nombreux domaines d’activité existants sur le marché.
Parmi les étiquettes permettant de situer précisément le cycle de vie d’une facture, il existe 4 statuts obligatoires, définis par la loi sur l’e-invoicing :
Déposée
Ce statut est automatiquement transmis lorsque le fournisseur dépose sa facture sur le Portail Public de Facturation ou sur sa Plateforme de Dématérialisation Partenaire.
Cela signifie qu’elle a été correctement soumise, qu’elle est prête à être traitée par le destinataire.
Refusée
Ce statut, mis à jour manuellement, indique que la facture est refusée par le destinataire pour des raisons métiers.
Cela peut se produire, par exemple, si elle ne correspond pas aux conditions convenues entre les parties ou si elle contient des erreurs de prix, de coordonnées ou de références.
Rejetée
Ce statut est automatiquement transmis lorsque la facture est rejetée pour des raisons techniques.
Par exemple, si elle ne respecte pas l’un des formats obligatoires, si le fichier est corrompu ou si le document ne respecte pas les normes techniques requises par la plateforme de dématérialisation.
Encaissée
Mis à jour manuellement, ce statut de facture électronique indique que le fournisseur a bien reçu le règlement.
Ces quatre statuts sont indispensables pour permettre aux parties prenantes et à l’administration fiscale de bien suivre le cycle de vie des factures électroniques. En cas de contrôle fiscal ou de litige, ils font office de preuve légale.
Les statuts facultatifs
Non obligatoires, les statuts facultatifs (ou libres) ajoutent de la nuance au suivi du cycle de vie d’une facture électronique.
Ils peuvent être gérés à partir d’un opérateur ou d’une plateforme de dématérialisation pour :
- Offrir davantage d’informations entre fournisseurs et clients et ainsi améliorer la confiance entre eux.
- Adapter les factures électroniques aux besoins spécifiques de chaque entreprise, sans imposer une structure rigide.
- Faciliter l’identification et la résolution rapide des litiges ou des anomalies potentielles liées à une facture.
- Optimiser le processus de facturation en alignant le parcours électronique sur le parcours interne existant.
- Fluidifier le futur pré-remplissage de la déclaration de la TVA.
Il existe 10 statuts facultatifs que vous pouvez ajouter au cycle de vie de vos factures électroniques :
Mise à disposition
Ce statut indique que la facture complète est disponible pour consultation par le destinataire. Elle n’a toutefois pas encore été traitée ni prise en charge par ce dernier.
Ce label se met à jour automatiquement, une fois la facture générée et envoyée par la plateforme de dématérialisation de l’émetteur.
Prise en charge
Le destinataire a accusé réception de la facture et l’a intégrée dans son système pour traitement.
La mise à jour s’effectue manuellement par le service comptabilité du destinataire, ou automatiquement lors de l’intégration dans un outil comptable relié à la plateforme ou l’opérateur de dématérialisation du destinataire.
Approuvée
Après examen par le récepteur, la facture est jugée conforme aux accords et aux biens/services reçus. Elle est donc acceptée (manuellement) pour paiement par le département comptabilité du destinataire.
Approuvée partiellement
Seuls certains éléments de la facture sont jugés conformes et acceptés. D’autres informations peuvent nécessiter des clarifications ou des ajustements, comme la nature des biens livrés ou des services rendus, les remises proposées ou les coordonnées.
La mise à jour de ce statut est manuelle, généralement après une revue détaillée par le service comptabilité ou les services concernés.
Paiement transmis
Difficile de faire plus précis ! Grâce à cette étiquette, le client indique qu’il a initié le paiement de la facture électronique.
En passant par une plateforme ou un opérateur de dématérialisation, cette mise à jour s’exécute automatiquement.
Émise par la plateforme
La facture a été générée et envoyée depuis la PDP du fournisseur à l’attention du destinataire.
La mise à jour est automatique, dès que la facture est créée et expédiée depuis le logiciel.
Reçue par la plateforme
La facture électronique a été reçue et enregistrée dans la plateforme ou le système de dématérialisation de l’acheteur. Étant donné qu’elle est gérée par un logiciel en ligne, sa mise à jour est automatique.
En litige
Ce statut de facture électronique informe l’émetteur qu’une ou plusieurs parties du document sont contestés ou posent un problème, nécessitant une résolution rapide.
L’apposition de cette étiquette de suivi s’effectue manuellement par le service comptable du destinataire, après avoir identifié une anomalie ou un désaccord.
Suspendue
Dans le cycle de vie d’une facture électronique, la mention « suspendue » indique que son traitement est temporairement mis en attente, souvent en raison d’un problème, d’une vérification nécessaire ou d’un litige en cours de résolution.
C’est le service comptable de l’entreprise émettrice ou destinataire qui appose ce statut manuellement.
Complétée
Toutes les étapes du processus de facturation ont été accomplies, y compris le paiement. La facture ne nécessite aucune autre action et peut être traitée par l’administration fiscale.
Une fois que son cycle de vie est validé et complété, ce statut se met à jour automatiquement.
Notre astuce pour bien utiliser les statuts de facture électronique
Ces statuts servent de point de référence pour toutes les parties impliquées, garantissant que la facture est traitée de manière transparente, authentique et conforme à la réglementation. Pour bien utiliser ces étiquettes de suivi, familiarisez-vous avec leur signification et leur utilité, afin de choisir ceux adaptés au cycle de vie de vos factures électroniques.
Chaque entreprise dispose de son propre processus de traitement des factures. L’idée est donc de sélectionner ceux qui correspondent à votre parcours comptable actuel.
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