Aude Marty
Les retards de paiement peuvent avoir des conséquences importantes sur la trésorerie d’une entreprise. Pour limiter leur impact, la loi autorise les professionnels à appliquer des pénalités de retard lorsque leurs clients ne respectent pas les délais de paiement prévus.
Encore faut-il savoir comment les calculer, les facturer et les enregistrer correctement en comptabilité. Voici tout ce qu’il faut savoir pour facturer des pénalités de retard dans le respect de la réglementation.
La démarche à suivre pour facturer des pénalités de retard
Facturer des pénalités de retard ne s’improvise pas. Avant toute chose, vous devez prévoir leur application dans vos conditions générales de vente (CGV), qui doivent être acceptées par votre client avant la conclusion de la vente ou de la prestation.
Vos CGV doivent notamment préciser :
- le taux des pénalités de retard
- les modalités de calcul
- la date à partir de laquelle elles sont exigibles, généralement le lendemain de la date d’échéance figurant sur la facture
Les mentions relatives aux pénalités de retard doivent également apparaître sur vos factures. Entre professionnels, le taux est librement fixé, mais il ne peut pas être inférieur à trois fois le taux d’intérêt légal.
En cas de retard de paiement, vous pouvez alors réclamer les pénalités dues conformément aux conditions prévues.
Comment calculer les pénalités de retard ?
Le calcul des pénalités de retard est relativement simple.
La formule est la suivante :
Montant TTC de la facture × taux annuel des pénalités × (nombre de jours de retard / 365)
Par exemple, pour une facture de 2 000 € TTC, avec un taux de pénalités de 12 % et un retard de 30 jours :
2 000 × 12 % × (30 / 365) = 19,73 € de pénalités de retard.
En complément, lorsqu’il s’agit d’une transaction entre professionnels, une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement est également due dès le premier jour de retard.
Faut-il émettre une facture supplémentaire pour les pénalités de retard ?
Oui, il est généralement recommandé d’émettre un document distinct pour les pénalités de retard, afin de distinguer clairement le montant initial de la facture des sommes réclamées au titre du retard de paiement.
Ce document doit mentionner :
- la facture concernée
- la période de retard
- le taux appliqué
- le détail du calcul des pénalités
- le montant total dû
Cette séparation facilite le suivi comptable et les éventuelles démarches de recouvrement.
Comment enregistrer les pénalités de retard en comptabilité ?
Les pénalités de retard doivent être enregistrées séparément du montant de la facture initiale.
La créance correspondant à la facture d’origine continue d’être suivie normalement, tandis que les pénalités constituent un produit distinct dans votre comptabilité. Cette distinction permet de suivre précisément les revenus générés par les retards de paiement et d’assurer une comptabilité plus lisible.
En cas de doute sur le traitement comptable à appliquer, il est recommandé de se rapprocher de son expert-comptable.
Simplifiez la gestion de vos pénalités de retard
Les pénalités de retard constituent un levier efficace pour encourager le respect des délais de paiement et protéger la trésorerie de votre entreprise. À condition qu’elles soient prévues dans vos CGV et mentionnées sur vos factures, vous pouvez les appliquer en toute conformité lorsque vos clients règlent leurs factures en retard.
Avec un logiciel de facturation comme Facture.net, vous suivez facilement vos échéances de paiement, identifiez les factures en retard et gérez plus efficacement vos relances afin de limiter les impayés.
