Depuis 2018, la loi anti-fraude à la TVA impose certaines obligations aux entreprises pour garantir la transparence de leur comptabilité. Mais faut-il obligatoirement utiliser un logiciel de facturation ? La réponse dépend de votre activité et de votre statut.
Dans cet article, découvrez les cas où l’utilisation d’un logiciel de facturation conforme est obligatoire, les risques encourus en cas de non-conformité et les avantages de ce type d’outil pour votre entreprise.
Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation ?
Un logiciel de facturation est un outil en ligne ou téléchargeable sur votre ordinateur qui permet d’effectuer la gestion commerciale et comptable de votre entreprise en quelques clics.
Vous pouvez créer et éditer des devis et des factures pour vos clients ou encore calculer la TVA.
Selon vos besoins et votre secteur d’activité, un logiciel de facturation peut proposer des fonctionnalités avancées pour automatiser vos tâches et faciliter votre comptabilité.
C’est un outil pratique et utile mais est-il obligatoire pour toutes les entreprises ?
Utiliser un logiciel de facturation est-il obligatoire ?
Cette solution numérique peut vous aider à améliorer la gestion commerciale de votre entreprise mais n’est pas obligatoire pour toutes les sociétés.
Vous devez utiliser un logiciel de facturation si vous êtes assujetti à la TVA et que vous proposez des livraisons de biens ou des prestations de service à des particuliers. Dans ce cas vous devez non seulement utiliser un logiciel de facturation mais celui-ci doit être conforme à la loi anti-fraude.
Certains logiciels ne sont pas conformes aux lois en vigueur, vous devez donc vous renseigner avant de choisir le bon outil.
Le logiciel doit absolument être reconnu par l’administration fiscale.
Il existe cependant quelques exceptions puisque votre entreprise n’est pas concerné par la loi anti-fraude dans les cas suivants :
- Vous vendez à des professionnels
- Vous êtes micro-entrepreneur et vous bénéficiez de la franchise en base de TVA
- Votre entreprise est basée sous le régime du remboursement forfaitaire agricole.
Toutes les entreprises ne sont donc pas dans l’obligation d’utiliser un logiciel de facturation cependant, l’acquisition d’un tel outil est vivement recommandée.
Pourquoi utiliser un logiciel de facturation ?
Même sans obligation légale, un logiciel de facturation présente de nombreux avantages :
- Gain de temps dans la création de vos documents commerciaux
- Suivi simplifié de la TVA et des paiements
- Conformité aux règles fiscales en vigueur (et à venir)
- Centralisation de vos données comptables
- Moins de risques d’erreurs
Ces outils sont souvent intuitifs, accessibles en ligne, et parfois gratuits.
Que risquez-vous en cas de non-conformité ?
Si vous faites partie des entreprises concernées par la loi anti-fraude et que vous n’utilisez pas de logiciel de facturation conforme, vous vous exposez à une amende d’un montant de 7500€. En cas de contrôle, vous devez être en mesure de présenter une attestation de votre éditeur de logiciel.
Vous disposez tout de même d’un délai de 60 jours pour utiliser un logiciel de facturation conforme.
La conformité d’un logiciel de facturation est vérifiable en effectuant une demande de certificat de conformité ou d’attestation individuelle auprès de l’éditeur.
Quelles sont les alternatives au logiciel de facturation ?
Et si malgré tout, vous refusez de vous servir d’un logiciel de facturation, certaines alternatives sont possibles.
Si vos encaissements sont soigneusement consignés à la main dans un livre de caisse, vous n’êtes pas tenu de vous servir d’un logiciel.
C’est aussi le cas si vous utilisez un terminal de paiement pour encaisser les paiements par carte bancaire.
En revanche, ces méthodes ont leurs limites surtout si vous souhaitez développer votre activité. Vous prenez aussi le risque de passer à côté de certaines règles puisque celles-ci sont en constante évolution.
À lire aussi : Comment choisir votre logiciel de caisse ?
Un point sur la facturation électronique
La facturation électronique devient progressivement obligatoire pour toutes les entreprises françaises dans le cadre de leurs transactions B2B (entre professionnels assujettis à la TVA).
Depuis le 1er janvier 2020, seules les entreprises travaillant avec le secteur public (marchés publics) ont l’obligation d’émettre leurs factures via la plateforme Chorus Pro.
Mais la réforme s’étend au secteur privé avec un calendrier mis à jour :
- 1er septembre 2026 : obligation de réception des factures électroniques pour toutes les entreprises
- 1er septembre 2026 : obligation d’émission pour les grandes entreprises et ETI
- 1er septembre 2027 : obligation d’émission pour les TPE/PME et micro-entreprises
Cette réforme implique que les factures devront être créées, envoyées et reçues via des outils ou plateformes certifiés (PDP, OD ou Chorus Pro), garantissant l’inaltérabilité, la traçabilité et la sécurisation des données.
Les factures au format Word ou Excel ne seront plus autorisées, car elles ne répondent pas aux critères techniques exigés.
Anticipez cette transition en choisissant dès maintenant un logiciel de facturation compatible avec la facturation électronique.
Comment choisir un logiciel de facturation conforme ?
Vous devez choisir un logiciel de facturation adapté aux besoins de votre entreprise et conforme à la loi anti-fraude. Cet outil comptable doit être en mesure de vous faire gagner du temps et d’automatiser les tâches récurrentes.
Vous devez donc prendre en compte votre secteur d’activité et sa compatibilité avec les autres outils que vous utilisez régulièrement pour choisir le bon logiciel de facturation. Faites une liste des fonctionnalités qui vous intéressent puis sélectionnez les logiciels de facturation qui répondent à vos critères.
La plupart des logiciels proposent des périodes d’essai gratuites et il existe même des logiciels de facturation performants entièrement gratuits.
Le logiciel de facturation doit répondre aux critères de conformité suivants :
- les données enregistrées sur le logiciel doivent être inaltérables
- les données doivent être sécurisées
- l’archivage des données doit s’effectuer régulièrement
- Une programmation de clôture de l’exercice fiscal doit être possible.
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