Il existe un certain nombre de règles à connaître sur la conservation des factures au sein d’une entreprise. Si vous ne respectez pas ces règles, vous pouvez vous exposer à de lourdes sanctions. En effet, vous êtes tenus de conserver les factures des fournisseurs et des clients mais également tous les autres justificatifs comptables. Pour organiser tous ces documents, vous devez mettre en place un système d’archivage efficace.
Mais combien de temps garder les factures et de quelle façon faut-il les conserver pour assurer une bonne gestion de la comptabilité de l’entreprise ?
Combien de temps devez-vous conserver vos factures professionnelles ?
En règle générale, le Code du Commerce stipule que toutes les factures clients et fournisseurs ainsi que les justificatifs comptables doivent être conservés pendant 10 ans à compter de la dernière opération comptable.
La législation fiscale, quant à elle, déclare que toutes les factures et pièces justificatives comptables doivent être conservées pendant 6 ans à partir de la date d’établissement ou de la dernière opération qui apparaît sur les registres de la société.
Il faut surtout retenir que les livres, les registres comptables et les pièces justificatives sont à conserver au moins 10 ans. Cette durée de conservation des factures garantit la conformité aux exigences légales et fiscales.
Par ailleurs, les justificatifs comme les bons de commande, bons de livraison ou de réception doivent également être conservés pendant 10 ans, car ils peuvent servir de preuves complémentaires en cas de contrôle fiscal.
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Sous quels formats stocker vos factures ?
Il est nécessaire de conserver vos factures professionnelles en France et l’administration fiscale doit impérativement y avoir accès. Pour la conservation des factures, deux options s’offrent à vous :
1. Facture sous format papier
Pour conserver tous vos justificatifs comptables, vous devrez les archiver de manière simple et organisée afin de pouvoir vous y retrouver facilement. Si votre entreprise finalise de nombreuses transactions et que vous n’avez pas un système d’archivage performant, la conservation des factures peut rapidement devenir difficile à gérer.
Vous pouvez tout à fait conserver une facture papier en format électronique. Votre entreprise peut numériser les factures papier et les archiver sur un serveur informatique sous certaines conditions :
- La facture doit être identique à la version papier.
- Le document électronique doit être enregistré en version PDF avec signature numérique ou cachet serveur conforme au RGS (Référentiel Général de Sécurité).
- La facture électronique doit faire apparaître tout ajout ou changement effectué sur la facture papier initiale.
Si ces conditions ne sont pas respectées, les documents devront être conservés sous format papier.
2. Facture sous format électronique
Il est devenu essentiel et même obligatoire en 2020 de dématérialiser les factures. La dématérialisation fiscale vous permet de mettre en place un système de facturation entièrement numérisé.
Les factures électroniques doivent être conservées sur un support informatique. Ce dernier doit se trouver en France ou dans un autre État membre de l’Union européenne. Il peut également être dans un pays situé en dehors de l’Union européenne, à condition qu’il fournisse des garanties équivalentes à celles des États membres de l’Union européenne concernant l’accès aux données. Dans cette dernière hypothèse, l’entreprise doit en informer l’administration fiscale.
Les règles de conservation des factures électroniques pour l’administration fiscale sont les suivantes :
- Les factures émises sous format électronique doivent être conservées sous le même format pendant une durée de 3 ans. Puis, l’entreprise peut décider de conserver la facture sous le même format électronique ou bien adopter un autre format, tel que le format papier pendant encore 3 ans. Le délai court à compter de la date à laquelle la facture a été émise.
- Les factures signées électroniquement doivent être conservées dans leur format d’origine pendant 6 ans.
Toute impression de la facture pendant ce délai de conservation obligatoire est considérée comme étant une copie de la facture originale.
La conservation des factures électroniques offre de nombreux avantages : réduction des coûts, optimisation de l’espace de stockage, et meilleure accessibilité des données.
Les sanctions relatives au non-respect de l’obligation de conserver les factures
Si vous ne respectez pas l’obligation de conservation des factures durant la période exigée par le Code du Commerce ou la législation fiscale, vous vous exposez à de lourdes sanctions :
- Non-conservation des factures clients : pénalités de 50% des montants facturés.
- Non-conservation des factures fournisseurs : rejet de la déduction des charges, entraînant une taxation des bénéfices supplémentaires.
- Absence des autres documents comptables : rejet de la comptabilité, suivi d’une procédure de rectification par l’administration fiscale. Le bénéfice de l’entreprise sera alors recalculé sur la période concernée.
Respectez les règles de conservation des factures pour éviter des sanctions
Il est essentiel de respecter les règles concernant le délai de conservation des factures pour une entreprise. Ces documents doivent être archivés pendant 10 ans, avec un système organisé et facilement accessible. En adoptant les bonnes pratiques, vous assurez une gestion comptable optimale tout en évitant des sanctions coûteuses de la part de l’administration fiscale.
