Aude Marty
La réforme de la facturation électronique transforme progressivement les échanges de factures entre les entreprises françaises. Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques.
Cette nouvelle réglementation implique d’adapter vos outils et vos processus comptables pour vous conformer aux exigences de la réforme.
Quelles sont les obligations à connaître et comment préparer votre entreprise à la réception des factures électroniques ? Découvrez les règles à retenir et 5 conseils pratiques pour aborder cette transition sereinement.
Pour aller plus loin, consultez notre guide complet sur la réception des factures électroniques, qui détaille le fonctionnement de la réforme, les obligations à respecter et les étapes à suivre pour recevoir vos factures en toute conformité.
Réception de facture électronique : qu’est-ce que c’est ?
La réception de facture électronique désigne le processus par lequel une entreprise reçoit une facture dans un format numérique et structuré. Ce dernier permet le traitement automatique et électronique de la facture.
Attention : un PDF classique envoyé par e-mail ou une facture papier numérisée ne constitue pas, à lui seul, une facture électronique conforme à la réforme. Une facture électronique doit contenir des données structurées et être transmise par l’intermédiaire d’une plateforme agréée par l’administration fiscale.
Le format Factur-X, par exemple, associe un fichier PDF lisible à des données structurées. D’autres formats, comme UBL et CII, permettent également l’échange de données de facturation.
La réforme de la facturation électronique vise notamment à simplifier les échanges entre les entreprises, à améliorer le suivi des transactions et à renforcer la lutte contre la fraude à la TVA.
Qui est concerné par la réception des factures électroniques ?
La réception des factures électroniques concerne toutes les entreprises assujetties à la TVA et établies en France, quelle que soit leur taille : micro-entreprises, TPE, PME, ETI ou grandes entreprises.
L’obligation s’applique également aux entreprises bénéficiant de la franchise en base de TVA, dès lors qu’elles sont assujetties à la TVA. Être assujetti ne signifie donc pas nécessairement être redevable de la taxe.
En pratique, les entreprises concernées doivent pouvoir recevoir les factures électroniques de leurs fournisseurs par l’intermédiaire d’une plateforme agréée. Cette obligation s’applique indépendamment de leur secteur d’activité ou de leur organisation.
Bon à savoir : L’obligation d’émission des factures électroniques suit, quant à elle, un calendrier progressif en fonction de la taille de l’entreprise.
Quand dois-je être prêt à recevoir des factures électroniques ?
La réforme de la facturation électronique, encadrée notamment par l’ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021, généralise progressivement les échanges de factures électroniques entre les entreprises assujetties à la TVA en France.
Initialement prévue à partir du 1er juillet 2024, sa mise en œuvre a été reportée avant qu’un nouveau calendrier soit établi.
Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises concernées doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques. Elles doivent notamment avoir choisi une plateforme agréée par l’administration fiscale pour réceptionner leurs factures.
L’obligation d’émission s’applique également depuis cette date aux grandes entreprises et aux entreprises de taille intermédiaire (ETI). Les PME, TPE et micro-entreprises devront à leur tour émettre leurs factures au format électronique à partir du 1er septembre 2027.
Même si l’obligation de réception est désormais entrée en vigueur, il reste important de vérifier que vos outils et vos processus sont adaptés. Une bonne préparation permet de faciliter le traitement des factures fournisseurs et de limiter les difficultés liées à la transition.
Comment se préparer à la réception de factures électroniques ?
La facturation électronique peut simplifier la gestion comptable de votre entreprise, réduire certaines tâches manuelles et faciliter le suivi des factures. Elle nécessite toutefois d’adapter vos outils et vos processus aux nouvelles exigences réglementaires.
Pour préparer votre entreprise, commencez par examiner votre organisation actuelle, puis identifiez les changements nécessaires pour recevoir et traiter les factures électroniques.
Voici 5 conseils pratiques pour vous accompagner dans cette démarche.
1. Faire un état des lieux de votre système de facturation
En premier lieu, effectuez une analyse détaillée des processus, systèmes et flux de facturation dans votre entreprise. Ce point de départ évalue la faisabilité de la mise en œuvre de la réception de facture électronique, tout en pointant les bonnes pratiques à conserver, ainsi que les axes à améliorer.
Pour réaliser efficacement cet état des lieux, vous devez auditer :
- Les flux de facturation : par le biais de questionnaires ou de fiches d’évaluation, analysez les flux liés à la facturation, ainsi que le volume de factures entrantes.
- Les acteurs comptables : établissez une liste d’employés ou services qui interviennent directement dans la réception des factures, de la prise de connaissance jusqu’au règlement.
- Les outils actuels : quels logiciels utilisez-vous actuellement pour recevoir et traiter vos factures ? Seront-ils compatibles avec la réception de facture électronique ?
- Les processus internes : repérez les tâches manuelles qui pourraient être simplifiées, comme la saisie des données, la transmission des documents ou le suivi des paiements.
2. Prendre en compte les spécifications techniques de l’e-invoicing
L’administration fiscale a établi des spécifications techniques pour recevoir des factures électroniques. Afin de préparer la transition en douceur, familiarisez-vous avec les nouvelles obligations concernant :
Les mentions obligatoires
La réforme prévoit l’ajout de quatre nouvelles mentions obligatoires sur les factures électroniques, en complément des informations déjà exigées par la réglementation :
- Le numéro SIREN du client.
- L’adresse de livraison des biens, lorsqu’elle est différente de l’adresse du client.
- La nature des opérations réalisées : livraison de biens, prestation de services ou opération mixte.
- La mention « Option pour le paiement de la TVA d’après les débits », lorsque le fournisseur a opté pour ce régime.
Ces informations s’ajoutent aux mentions légales habituelles. Les factures doivent également respecter les exigences de structuration et de transmission prévues par la réforme.
Il est donc important de vérifier que vos outils permettent de renseigner les informations nécessaires et de traiter correctement les factures reçues. En cas d’anomalie, des contrôles et des procédures de correction peuvent être nécessaires.
Les plateformes agréées et solutions compatibles
Dans le cadre de la réforme de la facturation électronique, les entreprises doivent s’appuyer sur une plateforme agréée (PA) pour recevoir leurs factures électroniques. Immatriculée par l’administration fiscale, elle assure notamment la transmission des factures entre les entreprises et l’échange des données requises avec l’administration.
Il existe également des solutions compatibles (SC), comme le logiciel de facturation Facture.net, qui permettent de gérer les factures au quotidien. Elles peuvent notamment servir à créer des factures, suivre les paiements et consulter les documents reçus. Lorsqu’une solution compatible n’est pas elle-même une plateforme agréée, elle s’appuie sur une PA pour assurer les échanges réglementaires.
Le choix d’une solution dépend donc de vos besoins et de vos outils actuels. Vous pouvez utiliser directement une plateforme agréée ou privilégier un logiciel de facturation compatible qui s’appuie sur une plateforme agréée.
Les formats de facture électronique
La réforme prévoit plusieurs formats permettant de transmettre des factures contenant des données structurées. Trois formats constituent le socle de référence : Factur-X, UBL et CII.
- Factur-X : ce format hybride associe un fichier PDF lisible à des données structurées intégrées au format XML. Il facilite à la fois la lecture humaine et le traitement automatisé.
- CII (Cross Industry Invoice) : ce format XML permet de structurer les informations de facturation pour faciliter leur échange et leur traitement automatisé entre les systèmes informatiques.
- UBL (Universal Business Language) : ce standard fondé sur XML permet de structurer les données commerciales et de facturation afin de faciliter leur échange entre les entreprises et leurs outils.
Les plateformes agréées assurent les échanges conformément aux exigences de la réforme. Selon les outils utilisés, certaines conversions peuvent être nécessaires pour rendre les données compatibles avec les systèmes de gestion de l’entreprise.
3. Sensibiliser vos équipes aux avantages de la réception de facture électronique
La réforme de la facturation électronique modifie certaines habitudes de travail, notamment pour les collaborateurs chargés de la comptabilité, des achats et du suivi des paiements.
Elle peut aussi offrir plusieurs avantages : réduction de la saisie manuelle, amélioration du suivi des factures et accès plus rapide aux informations nécessaires à leur traitement.
Pour faciliter cette évolution, expliquez à vos équipes les changements attendus et les bénéfices potentiels de la réforme. Associez les collaborateurs concernés au choix des outils et recueillez leurs besoins avant de modifier les processus existants.
Prévoyez également une formation à la nouvelle solution de réception : consultation des factures, vérification des données, gestion des anomalies et suivi des statuts. Vos équipes pourront ainsi s’approprier plus facilement les nouveaux outils.
4. Chercher une solution adaptée à la réception de factures
Pour recevoir des factures électroniques dans le cadre de la réforme, votre entreprise doit s’appuyer sur une plateforme agréée. Vous pouvez également utiliser une solution compatible pour simplifier la gestion quotidienne de vos documents.
Le choix dépend notamment du volume de factures reçues, de la complexité de vos processus et des outils déjà utilisés dans votre entreprise.
Utiliser directement une plateforme agréée
Une plateforme agréée (PA) assure la transmission et la réception des factures électroniques entre les entreprises. Elle remplit également certaines obligations réglementaires, notamment la transmission des données de facturation à l’administration fiscale.
Avant de choisir votre prestataire, comparez les fonctionnalités proposées : consultation des factures, suivi de leur traitement, gestion des statuts et intégration avec vos outils comptables.
Vérifiez également les conditions tarifaires, les possibilités d’accompagnement et la compatibilité de la plateforme avec votre organisation.
Passer par une solution compatible
Une solution compatible (SC) permet de gérer les opérations de facturation dans une interface adaptée aux besoins de votre entreprise. Selon ses fonctionnalités, elle peut centraliser la création des devis et des factures, le suivi des paiements, la consultation des documents reçus ou encore la gestion de votre activité : c’est notamment le cas de Facture.net.
Une solution compatible doit s’appuyer sur une PA pour assurer les échanges réglementaires. L’intérêt est de pouvoir continuer à utiliser un environnement de gestion adapté à vos habitudes, tout en bénéficiant d’une connexion au dispositif de facturation électronique.
Avant de choisir votre logiciel, vérifiez donc sa compatibilité avec la réforme, la plateforme agréée sur laquelle il s’appuie et les fonctionnalités incluses dans son offre.
5. Planifier la transition et vérifier la conformité
La réception des factures électroniques étant obligatoire depuis le 1er septembre 2026 pour les entreprises concernées, il est important de vérifier que votre organisation répond aux exigences de la réforme.
Établissez un plan d’action pour identifier les éventuelles adaptations à réaliser : vérification de la compatibilité des logiciels, choix d’une plateforme agréée, mise à jour des données de l’entreprise, formation des équipes et tests des processus de réception.
Vous pouvez également constituer un groupe de travail réunissant les collaborateurs concernés. Il sera chargé de coordonner les changements, de suivre les difficultés rencontrées et de s’assurer que les factures fournisseurs sont correctement réceptionnées et traitées.
Enfin, prévoyez un suivi régulier afin de repérer les éventuels blocages et d’améliorer vos processus au fil du temps.
Notre astuce pour être prêt à la réception de facture électronique
La réforme de la facturation électronique ne se limite pas au choix d’un outil : elle suppose également de vérifier vos processus comptables et de vous assurer que vos équipes disposent des bonnes informations pour traiter les factures fournisseurs.
Prenez le temps d’identifier les fonctionnalités dont vous avez réellement besoin et privilégiez une solution adaptée à votre organisation, à votre budget et à vos habitudes de travail.
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