Il arrive qu’une information erronée se glisse dans une facture. Une entreprise a-t-elle le droit de supprimer la facture pour en créer une nouvelle ? Comment modifier une facture envoyée à un client ?
Grâce à cet article, vous saurez comment modifier une facture non validée, non envoyée, non réglée ou déjà payée. Vous apprendrez à éditer des factures rectificatives et des factures d’avoir pour corriger les erreurs dans vos factures.
Peut-on modifier une facture ?
Aucun entrepreneur n’est à l’abri d’une erreur dans une facture. Voyons ce que vous risquez lorsque vous oubliez de corriger vos factures erronées, et si la loi vous autorise à supprimer une facture.
Une obligation en cas d’information erronée
Avant d’exporter une facture client, relisez-la dans votre logiciel de facturation. Vous avez le droit de modifier votre facture plusieurs fois, tant qu’elle n’est pas validée et reçue par un client.
Pour éviter d’envoyer à vos clients des factures erronées, prenez le temps de vérifier chaque ligne de vos factures. Vérifiez le montant à payer pour chaque service ou produit, et le délai de paiement. Relisez chaque page de vos factures clients. Corrigez toutes les erreurs avant de valider un devis ou une facture.
Quand vous constatez une erreur dans une facture validée, modifiez-la rapidement. La loi vous contraint à corriger toute information fausse figurant dans vos factures clients validées.
Trois amendes sanctionnent les entrepreneurs qui produisent des factures erronées, sans les modifier :
- une amende fiscale dont le montant est de 15 euros par erreur,
- une amende administrative de 75 000 euros par individu,
- une autre amende administrative de 375 000 euros par personne morale.
Les amendes les plus élevées sont réservées aux erreurs volontaires sur une facture. Quand un entrepreneur commet plusieurs erreurs dans une facture, la loi plafonne l’amende fiscale à 25 % du montant de la facture. Si l’erreur concerne l’identité ou l’adresse du client, le montant de l’amende représente 50 % de la facture.
Heureusement, il existe plusieurs possibilités pour modifier une facture. Ces méthodes permettent d’éviter une amende, en cas de contrôle des factures de l’entreprise par l’administration fiscale.
Modifier une facture sans la supprimer
Une facture est une pièce comptable. Comme toutes les pièces comptables, chaque facture client doit être conservée 10 ans dans les archives de l’entreprise.
La loi française interdit à un entrepreneur de supprimer une facture client de moins de 10 ans, même si elle contient des données erronées. Cette règle vaut pour toutes les entreprises, y compris les auto-entreprises (ou micro-entreprises).
Face à des données erronées dans une facture validée et envoyée au client, ne supprimez pas le document : conservez-le pour préserver la numérotation de vos pièces comptables. Cette numérotation est chronologique, et générée automatiquement par votre logiciel de facturation.
Chaque numéro de facture est unique. Il figure sur toutes les pages de la facture, et fait partie des mentions obligatoires de cette pièce comptable. Si vous effacez des factures clients exportées puis envoyées, des numéros de facture manquent à vos archives comptables. En cas de contrôle, vous pouvez être soupçonné de fraude à la TVA ou de défaut de facturation.
Pour modifier la facture client sans la supprimer, il suffit de créer une nouvelle facture avec un logiciel de facturation. Il peut s’agir d’une facture rectificative ou d’une note d’avoir. Cette méthode permet de conserver une trace des modifications apportées aux factures émises par l’entreprise.
Comment modifier une facture ?
Pour modifier une facture, la marche à suivre dépend du contexte. Voici comment corriger une facture non envoyée, une facture envoyée et non réglée, ainsi qu’une facture réglée.
Modifier une facture non envoyée
Si vous trouvez une erreur en relisant une facture client non validée et non envoyée, corrigez-la puis exportez-la. Si cette facture comporte de nombreuses données erronées, annulez-la. Créez une nouvelle facture, en entrant des informations correctes. Votre logiciel de facturation garde une trace de chaque annulation et modification.
La facture est validée, mais non envoyée au client ? Il suffit d’annuler la facture, puis de créer une nouvelle facture client. Recopiez les lignes et les montants de la facture erronée, en rectifiant les erreurs. Archivez la facture initiale avec vos pièces comptables.
Validez la nouvelle facture, exportez-la et envoyez-la à votre client. L’outil de facturation enregistre l’historique de vos modifications.
Si vous n’utilisez pas de logiciel de facturation, évitez d’annuler les factures clients non envoyées. Pour modifier une facture, créez une nouvelle facture portant un nouveau numéro. Vous préserverez la numérotation de vos factures clients. Conservez la facture initiale, dans l’éventualité d’un contrôle.
Corriger une facture envoyée non réglée
Que faire si vous trouvez des erreurs dans une facture envoyée à un client ? La même règle s’applique lorsque vous modifiez une facture pour tous vos clients : les entreprises, les services publics et les particuliers.
Contactez votre client pour l’informer de l’erreur sur la facture. Demandez-lui de différer son paiement, et informez-le qu’il va recevoir une facture rectificative.
Pour aller plus vite, misez sur la facturation électronique. Elle sera obligatoire pour tous les entrepreneurs, même les auto-entrepreneurs ou micro-entrepreneurs, d’ici 2026. La facturation électronique permet de modifier une facture, de l’envoyer à un client et d’être payé en quelques minutes.
La modification d’une facture réglée
Même après le paiement d’une facture, vous pouvez la modifier en cas d’erreur. L’enjeu est double pour votre entreprise : la loi vous oblige à corriger les informations erronées, et le client attend un remboursement.
Pour modifier une facture validée, envoyée et réglée, éditez une nouvelle facture en utilisant votre logiciel de facturation. Cette nouvelle facture, appelée facture d’avoir, permet de corriger les erreurs de la facture initiale.
Dès que vous trouvez une erreur dans le montant figurant sur une facture payée, créez une facture d’avoir. Envoyez-la au client, puis versez l’avoir sur son compte. Ne remboursez pas votre client avant l’édition et la réception de sa facture d’avoir.
Si votre entreprise est assujettie à la TVA, vous pouvez récupérer la TVA facturée dans la facture initiale. Pour cela, faites apparaître le montant hors taxe et le montant de la TVA dans votre facture d’avoir.
Vous ne désirez pas récupérer la TVA de l’avoir adressé à votre client ? Indiquez, sur la facture d’avoir, que son montant est net de taxe. Pour les auto-entrepreneurs, la question ne se pose pas : les auto-entreprises ou micro-entreprises ne sont pas assujetties à la TVA.
Facture rectificative ou facture d’avoir ?
La loi n’autorise pas un entrepreneur à supprimer une facture validée. Pour modifier des factures clients, vous devez éditer des factures rectificatives et des factures d’avoir.
Les factures rectificatives
Si votre facture erronée est non réglée, éditez une facture rectificative pour modifier la facture.
Dans votre logiciel de facturation, ouvrez une nouvelle facture. Recopiez les informations de la facture initiale, en corrigeant les données erronées. Notez les mentions obligatoires d’une facture client :
- la date de la vente,
- le nom de l’entreprise,
- le montant dû par le client,
- la date d’échéance du paiement.
Ajoutez la mention “Annule et remplace la facture”, suivie du numéro de la facture à modifier. Précisez la date à laquelle la facture erronée a été émise.
Cliquez sur le bouton “Créer la facture”, relisez la pièce comptable puis validez-la. Votre logiciel de facturation édite une nouvelle facture client, avec un nouveau numéro, sans supprimer l’ancienne facture. La numérotation de vos pièces comptables reste conforme à la loi.
Envoyez la facture rectificative à votre client. Si celui-ci a déjà reçu la facture initiale, demandez-lui d’ignorer les données erronées. Invitez votre client à tenir compte uniquement de la facture rectificative.
Les factures d’avoirs
Si votre client a déjà payé son produit ou sa prestation, la facture rectificative est inutile. Pour annuler votre erreur et modifier votre facture, éditez une facture d’avoir.
La facture d’avoir, ou note de crédit, informe votre client que vous lui remboursez un trop-perçu. En créant une facture d’avoir sans supprimer la facture erronée, vous préservez la numérotation de vos pièces comptables.
Pour éditer une facture d’avoir, créez une facture avec le logiciel de facturation de votre entreprise. Mentionnez le terme “avoir” dans le titre de la facture, et remplacez la mention “Net à payer” par la formule “Net à déduire”.
Pour que votre note d’avoir soit conforme à la loi, ajoutez les mentions obligatoires dans toutes les factures. Exportez la facture d’avoir, et envoyez-la à votre client.
Notre astuce pour modifier une facture
Il est facile, pour un entrepreneur, de modifier une facture qui contient des informations erronées. Les factures rectificatives annulent les erreurs des factures validées et envoyées, mais non réglées. Les factures d’avoir corrigent les factures déjà payées par les clients.
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