La facture pro forma, du latin “pour la forme” est une facture qui ne présente aucune valeur juridique. Proche du devis, c’est un document provisoire et non contractuel.
Vous pouvez utiliser la facture pro forma si vous souhaitez proposer vos tarifs et services à votre client sans le presser.
Si vous vous demandez comment utiliser la facture pro forma pour votre entreprise, voici tout ce que vous devez savoir.
Facture pro forma, qu’est-ce que c’est ?
La facture pro forma est une facture provisoire qui informe votre prospect des détails et des prix de votre prestation ou de vos produits sans avoir de valeur juridique.
Ce document permet donc au client de se faire une idée précise des conditions, des services et prix proposés par l’entreprise sans prendre d’engagement. La facture pro forma présente également les conditions générales de vente.
Cette facturation sert de modèle pour la facture définitive une fois que les deux parties se sont mis d’accord.
Mis à part le fait que la facture pro forma n’a rien de contractuel, la suite de la transaction se fait comme pour un devis. Si le client souhaite finaliser la commande, il peut alors contracter avec le fournisseur, recevoir le produit ou le service puis la facture définitive.
Les avantages de la facture Pro Forma
1. Assurer une bonne relation clientèle
La facture pro forma est un excellent moyen d’éviter tout risque de malentendu entre le fournisseur et le client.
En effet, ce dernier sait exactement ce qui lui sera facturé et sous quelles conditions commerciales. De plus, il pourra négocier s’il le souhaite.
Le fournisseur, quant à lui, peut formuler son offre en incluant tous les détails sur ce document provisoire. Ainsi, il n’y aura pas de surprises sur les termes de paiement, de livraison ou de remises éventuelles.
La facture pro forma permet aussi au prospect de comparer les offres entre différents fournisseurs et prestataires avant de se décider.
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2. La facture pro forma pour obtenir un prêt
Si vous souhaitez contracter un prêt auprès d’une banque, il est tout à fait possible que l’organisme financier vous demande une facture pro forma. Cela lui permet d’évaluer au mieux le projet que vous lui présentez.
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3. Les transactions d’import ou d’export
La facture pro forma est souvent utilisée dans le commerce international.
Pour déclarer les marchandises à la douane et obtenir une autorisation d’achat ou de vente, cette facturation peut vous être demandée. En effet, elle permet d’établir la valeur réelle de la marchandise.
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4. Sécuriser le paiement des factures
Si vous travaillez avec de nouveaux clients ou des clients qui sont en difficultés financières, vous pouvez leur demander de régler en avance une partie ou la totalité de la marchandise. Cela permet d’éviter les mauvaises surprises.
Ce règlement se base alors sur la facture pro forma et une fois le règlement perçu, vous pourrez établir la facture définitive.
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Mentions obligatoires sur une facture pro forma
Puisque la facture pro forma n’a aucune valeur légale vous ne devez pas la comptabiliser. Il s’agit seulement d’un document informatif au même titre que le devis.
Elle prend la forme classique d’une facture sauf que la mention “pro forma” doit figurer sur le document. Lorsque vous éditez une facture pro forma, certaines mentions légales doivent cependant apparaître. Voici les mentions à intégrer sur votre facture pro forma :
- La mention “Pro Forma”
- L’identification de l’émetteur
- L’identification du prospect
- Date d’émission de la facture
- Le numéro de facture
- Les détails de la commande
- La quantité
- Les tarifs hors taxe des prestations ou marchandises
- La TVA
- Les conditions générales de vente
- Les délais de paiement
- Les moyens de paiement et réductions éventuelles
- Le temps de validité de l’offre
D’autres mentions s’ajoutent dans le cas de transactions internationales comme la devise ainsi que les conditions de livraison (l’incoterm).
Vous pouvez bien sûr utilisez votre logiciel de facturation habituel ou un logiciel en ligne pour émettre une facture pro forma.
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La facture pro forma n’a pas de valeur légale ou comptable et peut donc être remise en cause lors de négociations. Ce document a l’avantage de présenter tous les détails de votre offre commerciale au client sans engagement de sa part. Utiliser cet outil commercial vous permet de négocier avec votre prospect avant de passer à un accord définitif.
Vous pouvez maintenant utiliser la facture pro forma pour mettre en confiance vos clients et stimuler les ventes !
