Thomas Lazzaroni
En tant qu’entrepreneur, une question revient souvent : à quel moment faut-il envoyer ses factures aux clients ? La réponse est simple : la facture doit être émise dès la réalisation de la vente ou de la prestation de service. Sa date d’émission doit obligatoirement figurer sur le document, conformément au Code de commerce.
Pour simplifier vos démarches, vous pouvez utiliser Facture.net, un logiciel de facturation gratuit.
Dans cet article, découvrez les règles à respecter et les délais légaux de facturation.
Quand réaliser vos factures ?
Vente de biens
Pour la vente de biens, la facture doit être émise dès la conclusion de la vente, c’est-à-dire à la date de commande. Si la livraison intervient ultérieurement, il est possible de remettre la facture au moment de la réception du produit, à condition que le délai ne dépasse pas 30 jours. En cas de livraison incomplète, il est nécessaire de créer un bon de livraison, la facture étant émise une fois la commande complète.
Prestation de services
Dans le cas des prestations de services, la facture doit être réalisée à la fin de la mission. Toutefois, pour les prestations longues, il est possible d’émettre des acomptes ou des factures d’avancement afin de sécuriser la trésorerie et d’éviter d’attendre la fin complète du projet.
Factures périodiques
Lorsque l’activité implique des livraisons régulières de produits ou de services, l’entrepreneur peut mettre en place des factures périodiques, établies par exemple chaque mois ou chaque trimestre.
Respect du délai de facturation
Un délai de facturation trop long peut fragiliser votre entreprise, notamment en cas de litige entre un créancier et son débiteur. Pour éviter tout risque et maintenir une bonne trésorerie, il est donc fortement recommandé d’envoyer vos factures rapidement après la livraison du bien ou l’exécution de la prestation.
Sur le plan légal, la loi impose d’émettre la facture au plus tard 15 jours après la date de livraison. Toutefois, certaines entreprises préfèrent regrouper leurs facturations en fin de mois pour des raisons d’organisation comptable. Dans le cas de prestations ponctuelles, en particulier auprès de particuliers ou de petites structures, il est conseillé de transmettre la facture sans attendre afin de favoriser un règlement rapide.
Lorsqu’une facture est soumise à la TVA, elle doit être émise au moment du paiement, et au plus tard dans les cinq jours qui suivent la fin du mois au cours duquel la livraison ou la prestation a été réalisée.
Dans les relations entre professionnels, un délai de paiement peut être négocié à condition qu’il soit clairement défini à l’avance dans les conditions contractuelles.oui
Pourquoi facturer rapidement ?
La législation française encadre les délais de facturation des entreprises en imposant de facturer lors de la réalisation d’une vente. Une facturation peut être établie dans le délai maximum d’un mois dans certains cas mais facturer rapidement représente certains avantages comme :
- Ne pas oublier de facturer
- Augmenter les chances d’obtenir un paiement rapide
- Relancer sans perdre de temps dans le cas d’un retard de paiement
- Respecter les obligations légales
Si vous oubliez de facturer, cela peut avoir des conséquences juridiques fâcheuses. Une demande de paiement suite à une facture établie tardivement peut être jugée irrecevable selon le délai de prescription.
De plus, vous encourez 50 € d’amende en cas de facturation tardive.
En tant qu’entrepreneur, vous avez donc tout intérêt à envoyer vos factures rapidement aux clients.
Le cas de la facture d’acompte
Dans certains secteurs, il est courant de demander un acompte afin de sécuriser la prestation ou la commande. Dans ce cas, une facture d’acompte doit obligatoirement être transmise au client au moment du paiement. Si plusieurs acomptes sont prévus, une facture distincte doit être établie à chaque règlement.
À la fin de la prestation ou de la livraison, une facture définitive est ensuite émise. Celle-ci reprend l’ensemble des montants dus, en tenant compte des acomptes déjà versés. L’acompte n’est donc pas une option, mais bien une étape officielle de la facturation.
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Le cas de la facture pro-forma
La facture pro-forma n’est pas une facture en tant que telle : il s’agit d’un document fourni à titre indicatif, qui ressemble à une facture mais n’a aucune valeur juridique ni comptable. Elle sert principalement à informer le client en amont de la transaction, en détaillant par exemple le prix, la description des produits ou services et les conditions générales de vente.
Contrairement à une véritable facture, la pro forma ne permet pas de réclamer un paiement. Elle s’apparente davantage à un devis et facilite les échanges commerciaux avant la conclusion définitive de la vente.
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Notre astuce pour facturer vos clients
En conclusion, vous pouvez établir et envoyer vos factures dès que la vente est conclue. Vous avez un délai de 30 jours maximum pour facturer vos clients mais il est conseillé de le faire rapidement.
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