Thomas Lazzaroni
Si vous engagez des dépenses pour le compte de vos clients, vous pouvez vous faire rembourser ces frais. Dans le cadre de vos prestations de service ou de ventes de biens, il n’est pas rare de devoir avancer des dépenses nécessaires pour travailler. Ces dépenses doivent être intégrées dans vos factures sous forme de note de débours ou de remboursement de frais, selon leur nature. Voici ce que vous devez savoir.
Note de débours
La note de débours permet de demander le remboursement des sommes que vous avez avancées pour le compte de votre client. Elle doit être intégrée à votre facture et refléter le montant exact dépensé.
Comment ça fonctionne :
- Vous réglez l’achat, mais la facture du fournisseur est établie au nom de votre client.
- Le client récupère la TVA et bénéficie du service après-vente ou des garanties.
- Ces sommes ne font pas partie de votre chiffre d’affaires et ne sont pas imposables.
Avant de réaliser une note de débours, il est important d’établir un mandat de débours afin d’informer le client que l’achat sera effectué en son nom et que le montant engagé devra vous être intégralement remboursé.
Il est également essentiel de conserver tous les justificatifs, comme les factures ou les tickets de caisse, afin de pouvoir prouver vos dépenses auprès du client et en cas de contrôle fiscal.
Comptabilisez les sommes dans un compte de tiers. Attention, si les débours sont refacturés forfaitairement, ils deviennent imposables et soumis à la TVA.
Remboursement de frais
Certains frais engagés dans le cadre de votre prestation sont directement facturés au client. Contrairement aux débours, ces frais font partie de votre chiffre d’affaires et sont soumis à la TVA :
- Frais de déplacement
- Frais de repas
- Frais d’hébergement
- Frais de port pour l’expédition d’un produit
Micro-entreprise et frais avancés
Si vous êtes auto-entrepreneur :
- Vous ne pouvez pas récupérer la TVA sur les achats avancés pour un client.
- Les frais de déplacement ou d’hébergement seront intégrés à votre chiffre d’affaires s’ils sont remboursés.
Il est donc souvent préférable que le client effectue les achats directement, plutôt que de vous faire avancer les frais.
Comptabiliser les débours
Les débours sont en général refacturés à l’euro près, dans ce cas, ils ne sont pas inclus dans votre chiffre d’affaires. Il ne sont pas non plus soumis à la TVA ou à l’impôt sur le bénéfice. Les débours sont comptabilisés dans un compte de tiers de la classe 4 (compte 467).
Les débours peuvent également être refacturés de manière forfaitaire. Dans ce cas, ils contribuent à générer un chiffre d’affaires et sont soumis à la TVA.
Ainsi, les débours et remboursement de frais peuvent suivre un traitement comptable et fiscal différents selon les cas.
Etablir une note de débours
Vous devez prendre en compte certaines formalités pour établir une note de débours en bonne et due forme. Voici les informations obligatoires qui doivent apparaître sur la note de débours :
- Les coordonnées du client et du fournisseur
- Date, libellé et montant des débours
- Les justificatifs de dépenses (factures, tickets) établis au nom du client
- Le montant total des dépenses (à inclure dans la facture avec le montant de vos prestations)
Gérer efficacement vos débours et remboursements de frais
Les débours et les remboursements de frais permettent de gérer correctement les dépenses engagées pour le compte de vos clients tout en respectant les règles fiscales et comptables. Les débours correspondent aux sommes avancées pour le client et refacturées à l’euro près, sans impacter votre chiffre d’affaires, tandis que les frais remboursables s’intègrent directement à votre prestation et sont soumis à la TVA.
Pour les micro-entrepreneurs, il est souvent préférable de laisser le client effectuer les achats afin d’éviter de payer des charges sur les sommes remboursées.
Dans tous les cas, conserver les justificatifs et formaliser chaque dépense reste essentiel pour garantir la transparence et la sécurité de vos transactions.
