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En agissant comme intermédiaire entre les logiciels de factures et l’administration fiscale, la Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) va jouer un rôle essentiel dans le passage à la facturation électronique.
Pour les professionnels concernés, il est important de s’y intéresser dès à présent car il faut prendre le temps de la réflexion avant de choisir la bonne PDP. Voici nos conseils pour vous accompagner dans cette transition.
Qu’est-ce qu’une PDP ?
La réforme de la facturation électronique entrera en vigueur en France à partir de septembre 2026. Une fois en place, la loi rendra obligatoire d’émettre et de recevoir des factures dématérialisées respectant des formats bien précis (Factur-X, UBL ou CII).
Ces envois et réceptions de factures passeront par une plateforme de dématérialisation partenaire, autrement appelée PDP. Il s’agit d’un site privé reconnu par l’État, servant à respecter le cadre légal des échanges de factures électroniques et à en garantir la sécurité.
La fonction première de la plateforme de dématérialisation partenaire est de recevoir et transmettre les factures électroniques entre les professionnels et leurs clients. Mais elle s’assure aussi de la conformité du document, en extrait les données et les transmet à l’administration fiscale (DGFiP).
Le rôle d’une PDP est donc multiple :
- Émettre et réceptionner des factures de façon sécurisée, en vérifiant leur validité et en les convertissant si nécessaire aux formats légaux (e-invoicing).
- Extraire et transmettre à l’administration les données fiscales, ainsi que les données de transactions et de paiement (e-reporting). Parmi ces données, on compte notamment la TVA appliquée et l’identification de l’émetteur et du destinataire de la facture.
Les PDP ont aussi d’autres fonctionnalités utiles, comme le fait d’archiver les factures. Certaines gèrent les relances automatiques des paiements et d’autres plateformes encore intègrent la signature électronique à valeur probante. Cela crée une véritable valeur ajoutée en plus de la fonction première de la plateforme.
Certaines PDP seront adossées à un logiciel de facturation, là où d’autres proposeront une plateforme tout-en-un. Ce sera le cas de Facture.net, qui va intégrer sa propre PDP à son outil de création de devis et de factures.
Comment fonctionne une PDP ?
La plateforme de dématérialisation partenaire fait partie des rouages de la facturation électronique, au même titre que les opérateurs émetteurs de factures et l’administration fiscale. Elle intervient après la création de la facture via un logiciel de facturation ou de comptabilité : celui-ci a le rôle d’opérateur de dématérialisation (OD). Alors que ces OD servent à générer les factures, les PDP ont pour mission de les échanger selon le processus désormais requis.
Pour comprendre le fonctionnement d’une PDP, il existe deux cas de figure :
- La réception de factures :
Une fois la loi en vigueur, une entreprise recevra via sa PDP les factures de ses prestataires et fournisseurs. Elles seront transmises par leur propre PDP, les deux plateformes devant interopérer. Ensuite, la PDP réceptrice contrôlera la conformité de la facture et la mettra à disposition de son destinataire de manière sécurisée. Elle pourra se connecter aux outils de l’entreprise pour la gestion classique de la comptabilité.
- L’envoi de factures :
L’OD se connectera à une PDP et lui transmettra la facture créée. Elle la contrôlera et s’assurera qu’elle présente un format valide. Ensuite, la plateforme transmettra elle-même la facture à son destinataire, le client de l’entreprise. Enfin, elle recueillera les données fiscales et les transmettra à l’administration.
Où trouver une plateforme de dématérialisation partenaire ?
C’est l’État qui se charge d’homologuer les PDP qu’utiliseront les entreprises lors de la mise en pratique de la nouvelle réglementation. Cette certification des plateformes, valable trois ans et renouvelable, garantit un respect total des normes en vigueur ainsi qu’une standardisation des processus.
Il existe d’ores et déjà une première liste officielle des PDP en cours d’immatriculation par les finances publiques. Cette liste va continuer à régulièrement s’enrichir de nouvelles plateformes jusqu’aux immatriculations définitives d’ici à la fin de l’année 2025.
Les PDP qui seront officiellement retenues seront celles qui répondront en intégralité au cahier des charges établi par l’État, après avoir été soumises à un audit de conformité. Elles devront avoir passé avec succès des tests d’interopérabilité et démontré respecter en tout point les obligations légales mises en place. Facture.net en fera partie.
Les garanties offertes par une PDP certifiée
Une plateforme homologuée par la direction des finances pourra être utilisée en toute confiance par les professionnels. Cet agrément obtenu sera en effet la garantie de leur conformité entière aux exigences légales, avec trois fondamentaux qui constituent le socle de leur fonctionnement.
1. Conformité réglementaire
Choisir une PDP certifiée c’est être certain que celle-ci est conforme aux normes requises. Les PDP agréées seront adaptées aux formats structurés des factures électroniques reconnus par l’administration fiscale, à savoir Factur-X, UBL et CII. Elles seront capables de traiter les factures entrantes et sortantes et pourront assurer leur conversion au bon format si nécessaire.
2. Sécurité des données
La sécurité des données échangées est un autre point majeur sur lequel s’appuie l’État pour juger une PDP conforme. Celles qui seront validées auront toutes la certification ISO 27001, ce qui signifie qu’elles encadrent les transmissions de données et d’informations sensibles avec un niveau de sécurité élevé. Elles devront répondre aux normes RGPD sur la protection des données personnelles, sécuriser l’authentification des utilisateurs et garantir l’intégrité des données et la traçabilité des échanges. La protection numérique passe aussi par la sauvegarde et l’archivage sécurisé des données.
3. Interopérabilité d’une PDP à l’autre
La certification finale des PDP validera également l’interopérabilité de chaque plateforme avec les autres et avec le portail public de facturation (PPF). C’est un élément essentiel puisque les PDP vont devoir opérer les unes avec les autres pour les échanges entre les professionnels et leurs clients. La connectivité doit être garantie afin que toutes les transactions, qu’il s’agisse de réception ou d’envoi de factures, se passent de manière fluide.
Comment choisir la bonne PDP ?
Conformité, sécurité et interopérabilité sont les prérequis à la certification d’une PDP. Mais il existe aussi d’autres critères à prendre en compte pour choisir la meilleure plateforme de dématérialisation partenaire, et qui sont propres à chaque entreprise.
Intégration aux systèmes existants
Voici un élément central à ne surtout pas négliger : la PDP choisie doit être compatible avec les autres systèmes utilisés dans l’entreprise, et parfaitement s’y intégrer. Cela vaut pour tous les outils intervenant de près ou de loin dans l’administratif : logiciels de facturation, de comptabilité, de caisse, ERP et CRM. Il est essentiel que tout l’écosystème fonctionne de manière harmonieuse, afin de garantir une gestion sans accroc des données comptables et fiscales. Cette compatibilité est aussi un gain de temps.
Fonctionnalités et services complémentaires
Toutes les PDP certifiées assureront le même rôle de réception et de transmission des factures. Néanmoins, certaines proposent des fonctionnalités supplémentaires, qui peuvent s’avérer très intéressantes pour une entreprise. La signature électronique, les relances automatiques de paiement, les tableaux de bords de suivi… Chacune a ses atouts, avec un gain de temps et d’efficacité non négligeable.
Prix de la PDP
Il faut prêter attention au coût de la plateforme ainsi qu’à la tarification appliquée pour les transactions. Vérifiez également si les prix annoncés s’appliquent pour un nombre limité de factures ou si les réceptions et transmissions sont illimitées. Certaines offres sont modulables, avec des coûts flexibles et proportionnés à l’usage que vous en ferez, selon la taille de votre entreprise et le volume de factures à traiter. Il existe aussi des PDP gratuites, comme Facture.net.
Facilité de prise en main
Comme tout outil utilisé en entreprise, il est important que la plateforme de dématérialisation soit simple à utiliser afin d’optimiser son adoptabilité. Elle sera utilisée par le service comptable ou administratif de l’entreprise, qui doit pouvoir s’appuyer sur un portail simple à utiliser, avec un fonctionnement clair et intuitif. Plus la prise en main est facile, plus l’adoption de la PDP sera efficace et donc rentable.
Accompagnement adapté aux entreprises
Un support technique de qualité est un autre atout de taille pour toute solution d’entreprise, et les PDP n’y font pas exception. Certaines plateformes disposent d’un service client particulièrement performant, incluant parfois des formations pour les entreprises qui adoptent leur solution. Choisir une plateforme offrant un accompagnement dédié et réactif, capable de répondre aux besoins des professionnels, est un point à ne pas négliger.
Toutes les entreprises ont-elles besoin d’une PDP ?
Quel que soit leur statut, les entreprises immatriculées en France et assujetties à la TVA vont progressivement devoir se conformer à la nouvelle loi sur la facturation électronique. Néanmoins, il ne sera pas nécessaire pour toutes les entreprises de s’équiper directement d’une plateforme de dématérialisation partenaire.
Dans bien des cas, l’utilisation d’un logiciel de facturation suffira : s’il est compatible aux normes du e-invoicing, il servira d’opérateur de dématérialisation, lui-même rattaché à une PDP. Il existe aussi le portail public de facturation gratuit, qui peut répondre aux besoins des micro-entrepreneurs, par exemple.
Les entreprises concernées par l’adoption d’une PDP sont celles qui ont des usages B2B et de gros volumes de factures à traiter, comme certaines PME et les plus grandes sociétés. Une telle plateforme peut aussi répondre à des besoins pointus grâce à des fonctionnalités avancées dans l’automatisation, la gestion des flux et l’archivage notamment.
Quand choisir sa PDP ?
Le déploiement de la facturation électronique va se faire en deux étapes :
- 1er septembre 2026 : toutes les entreprises devront pouvoir recevoir des factures électroniques. Les grandes entreprises et les ETI auront aussi l’obligation de les émettre.
- 1er septembre 2027 : les PME, TPE et micro-entreprises seront à leur tour dans l’obligation d’émettre des factures électroniques.
Ce calendrier va impliquer, pour beaucoup d’entreprises, de s’équiper d’un opérateur de dématérialisation, mais pas nécessairement d’une plateforme. Dans de nombreux cas, un OD qui s’appuie déjà lui-même sur une PDP ou qui intègre sa propre PDP suffira. Il convient de respecter les délais fixés par l’État pour adopter un logiciel adapté à l’envoi de factures aux normes. Pour la réception des factures, les petites entreprises pourront s’appuyer sur le PPF gratuit.
Néanmoins, pour les entreprises qui souhaiteraient intégrer une PDP à leur système, ces échéances sont désormais claires. Il reste encore quelques mois pour se mettre en conformité, mais il est préférable de ne pas trop tarder à étudier l’offre de PDP existantes. Le faire au plus tôt permet de se familiariser avec ces nouveaux processus et d’avoir un fonctionnement déjà rodé lorsque la loi s’appliquera.
Notre conseil : choisir ses outils de dématérialisation dès maintenant
Les délais offerts par le calendrier permettent d’anticiper. Néanmoins, pour les outils de dématérialisation des factures comme pour les PDP, nous recommandons de se préparer dès à présent. Cela permet de maîtriser sa transition vers la facturation électronique et de se donner le temps de s’adapter à la réforme. Vous apprécierez très vite de fonctionner avec un système plus moderne et plus productif.
