Comment mettre en place la facturation \u00e9lectronique avec efficacit\u00e9 et s\u2019assurer que vos \u00e9quipes seront op\u00e9rationnelles quand elle entrera en vigueur ? <\/p>\n\n\n\n
Choisir son outil de facturation, s\u00e9lectionner sa plateforme de d\u00e9mat\u00e9rialisation, former ses collaborateurs, mettre \u00e0 jour les donn\u00e9es\u2026 Voil\u00e0 les \u00e9tapes indispensables pour passer le cap de la facture \u00e9lectronique<\/a> avec succ\u00e8s !<\/p>\n\n\n\n Pour choisir votre plateforme de facturation \u00e9lectronique, il est important de comprendre les deux principales options disponibles : <\/p>\n\n\n\n D\u2019apr\u00e8s la loi sur la facturation \u00e9lectronique, les entreprises fran\u00e7aises assujetties \u00e0 la TVA peuvent choisir une ou plusieurs Plateformes de D\u00e9mat\u00e9rialisation Partenaire pour transmettre et recevoir leurs factures \u00e9lectroniques. <\/p>\n\n\n\n Ces solutions offrent aussi toutes les fonctionnalit\u00e9s n\u00e9cessaires \u00e0 l\u2019e-reporting, qui consiste \u00e0 transmettre des donn\u00e9es concernant des op\u00e9rations commerciales, hors p\u00e9rim\u00e8tre de la facturation \u00e9lectronique, \u00e0 l’administration fiscale.<\/p>\n\n\n\n Il n\u2019existe pas encore de liste officielle des PDP valid\u00e9es par l\u2019\u00c9tat. <\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n N\u00e9anmoins, m\u00eame si aucun prestataire n\u2019a encore re\u00e7u de certification, nous connaissons d\u00e9j\u00e0 les avantages fournis par les PDP. Les PDP offrent une gamme de services \u00e9tendue et adapt\u00e9e aux besoins des petites, moyennes et grandes entreprises. Chaque organisation peut choisir sa PDP en fonction de ses propres crit\u00e8res :<\/p>\n\n\n\n Dans le cas de besoins complexes ou importants, les entreprises peuvent opter pour plusieurs plateformes ou la coupler avec un Op\u00e9rateur de D\u00e9mat\u00e9rialisation (OD).<\/p>\n\n\n\n Plateforme officielle mise en place par l’\u00c9tat fran\u00e7ais, le Portail Public de Facturation centralise les factures \u00e9lectroniques, ainsi que les donn\u00e9es obligatoires \u00e0 transmettre \u00e0 la Direction G\u00e9n\u00e9rale des Finances Publiques (DGFIP).<\/p>\n\n\n\n Accessible gratuitement par tous les acteurs assujettis \u00e0 la TVA, il propose un socle minimal de services aux entreprises priv\u00e9es pour \u00e9changer leurs factures \u00e9lectroniques. <\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n Son principal atout est sa gratuit\u00e9.<\/p>\n\n\n\n Niveau inconv\u00e9nients, notez que les fonctionnalit\u00e9s du PPF sont plus limit\u00e9es compar\u00e9es \u00e0 celles des PDP. Il est impossible d\u2019automatiser certains flux de travail et d\u2019\u00e9tiqueter, de mani\u00e8re personnalis\u00e9e, vos factures. Le process est enti\u00e8rement manuel, ce qui est peu adapt\u00e9 pour les entreprises traitant de nombreuses factures au quotidien (entrantes et\/ou sortantes).<\/p>\n\n\n\n Pour correspondre \u00e0 la norme d\u00e9finie par la loi sur la facturation \u00e9lectronique, le document doit \u00eatre \u00e9mis, transmis et re\u00e7u dans un format structur\u00e9, qui permet son traitement automatique et \u00e9lectronique. <\/p>\n\n\n\n Une facture imprim\u00e9e puis num\u00e9ris\u00e9e n’est pas une facture \u00e9lectronique, selon la d\u00e9finition r\u00e9glementaire.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n Comment mettre en place la facturation \u00e9lectronique ? En respectant les normes \u00e9tablies et en choisissant le(s) bon(s) format(s) :<\/p>\n\n\n\n L’UBL est un standard de facture \u00e9lectronique bas\u00e9 sur le langage XML (eXtensible Markup Language), utilis\u00e9 pour structurer les \u00e9changes d’informations entre les entreprises et les organismes gouvernementaux. <\/p>\n\n\n\n Ce format offre un environnement s\u00e9curis\u00e9 qui r\u00e9pond aux exigences de la loi sur la facturation \u00e9lectronique, ainsi qu’aux normes internationales. Il est donc reconnu par les autorit\u00e9s fiscales fran\u00e7aises et accept\u00e9 par la plateforme Chorus Pro.<\/p>\n\n\n\n Un document UBL contient les informations de facture, y compris les coordonn\u00e9es de l’\u00e9metteur et du destinataire, la description des biens ou services, les montants hors taxes, et toutes les mentions l\u00e9gales requises.<\/p>\n\n\n\n L’objectif principal de l’utilisation du format UBL est de permettre un traitement automatis\u00e9 par l’exp\u00e9diteur et le destinataire de la facture, ce qui n’est pas possible avec une facture au format PDF.<\/p>\n\n\n\n La facture inter-industries (CII), aussi connue sous le nom de Cross Industry Invoice, est un standard technique utilis\u00e9 pour des \u00e9changes, au niveau mondial, entre des partenaires commerciaux. <\/p>\n\n\n\n Elle a \u00e9t\u00e9 \u00e9labor\u00e9e par le CEFACT-ONU avec la contribution de nombreuses organisations professionnelles, comme GS1, EUROFER, CIDX, EDIFICE, AIAG\/ODETTE\/JAMA, GHX, EDS\u2026<\/p>\n\n\n\n Le format CII comporte plus de 2 000 \u00e9l\u00e9ments, dont toutes les mentions obligatoires requises sur les factures d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9es.<\/p>\n\n\n\n Format de facture \u00e9lectronique mixte, standardis\u00e9 franco-allemand, Factur-X est align\u00e9 sur la Norme S\u00e9mantique Europ\u00e9enne EN 16931 publi\u00e9e par la Commission Europ\u00e9enne le 16 octobre 2017.<\/p>\n\n\n\n Ce standard se compose d’un fichier PDF pour les utilisateurs et de donn\u00e9es XML pour un traitement automatis\u00e9. Ainsi, un document Factur-X peut \u00eatre lu en format PDF par les services en charge de son traitement, tout en pr\u00e9sentant des donn\u00e9es structur\u00e9es permettant sa lecture et son int\u00e9gration automatis\u00e9es dans votre plateforme de d\u00e9mat\u00e9rialisation.<\/p>\n\n\n\n Con\u00e7u pour faciliter la lecture de la facture par tous les intervenants du processus de facturation, Factur-X r\u00e9pond aux besoins de lisibilit\u00e9 et de s\u00e9curit\u00e9 des entreprises. Il s\u2019annonce comme \u00e9tant le format phare de la r\u00e9forme sur la loi relative \u00e0 l\u2019e-invoicing.<\/p>\n\n\n\n Votre logiciel de facturation gratuit Facture.net a adopt\u00e9 le format Factur-X pour se mettre aux normes de la nouvelle obligation de d\u00e9mat\u00e9rialisation des factures<\/a>.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n Le format EDIFACT (Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport) est une norme internationale d\u00e9velopp\u00e9e par les Nations Unies, pour l’\u00e9change de donn\u00e9es commerciales \u00e9lectroniques entre entreprises.<\/p>\n\n\n\n Dans le contexte de l\u2019e-invoicing, EDIFACT s\u2019utilise pour automatiser l’\u00e9change de factures et d’autres documents associ\u00e9s. Cela permet \u00e0 deux organisations de communiquer et d’\u00e9changer des donn\u00e9es dans le m\u00eame langage, via des donn\u00e9es structur\u00e9es. L’utilisation de ces informations standardis\u00e9es garantit l’interop\u00e9rabilit\u00e9 et la s\u00e9curit\u00e9 des flux \u00e9chang\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n La transition \u00e0 la facturation \u00e9lectronique exige une bonne gestion des donn\u00e9es client. <\/p>\n\n\n\n Assurez-vous de disposer de toutes les informations n\u00e9cessaires et de garder votre base de donn\u00e9es exempte de doublons pour faciliter le processus, surtout si vous migrez vers une Plateforme de D\u00e9mat\u00e9rialisation Partenaire.<\/p>\n\n\n\n La loi sur la facturation \u00e9lectronique d\u00e9finit de nouvelles mentions obligatoires<\/a> sur vos quittances. Ces indications suppl\u00e9mentaires concernent\u00a0:<\/p>\n\n\n\n Dans votre base de donn\u00e9es, les doublons peuvent conduire \u00e0 des erreurs de facturation et entraver le suivi des transactions. <\/p>\n\n\n\n Avant de migrer vers une PDP ou d\u2019adapter vos processus \u00e0 l\u2019upload sur le PFF, vous pouvez utiliser un outil de d\u00e9duplication pour passer vos donn\u00e9es en revue. Ce type de logiciel d\u00e9tecte et supprime automatique les enregistrements en double.<\/p>\n\n\n\n Autre conseil : au moment de la transition \u00e0 la facturation \u00e9lectronique, mettez en place des proc\u00e9dures pour \u00e9viter les doublons \u00e0 l\u2019avenir.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n La r\u00e9ussite du passage \u00e0 la facturation \u00e9lectronique d\u00e9pend, en grande partie, de la pr\u00e9paration et de la sensibilisation de vos \u00e9quipes. Il est donc important de planifier et d’investir dans une formation<\/a> ad\u00e9quate pour garantir une transition douce et efficace.<\/p>\n\n\n\n Pour mettre en place la facturation \u00e9lectronique avec succ\u00e8s, il est important de les informer sur :<\/p>\n\n\n\n1. Choisir une plateforme de facturation<\/h2>\n\n\n\n
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Les Plateformes de D\u00e9mat\u00e9rialisation Partenaires (PDP)<\/h3>\n\n\n\n
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Le Portail Public de Facturation (PPF)<\/h3>\n\n\n\n
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2. Adapter le format de vos factures<\/h2>\n\n\n\n
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UBL (Universal Business Language)<\/h3>\n\n\n\n
CII (Cross Industry Invoice)<\/h3>\n\n\n\n
Factur-X<\/h3>\n\n\n\n
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EDIFACT<\/h3>\n\n\n\n
3. Mettre \u00e0 jour les informations clients<\/h2>\n\n\n\n
Compl\u00e9ter les donn\u00e9es manquantes<\/h3>\n\n\n\n
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Supprimer les doublons<\/h3>\n\n\n\n
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4. Former les \u00e9quipes<\/h2>\n\n\n\n