{"id":1054,"date":"2020-01-09T10:30:50","date_gmt":"2020-01-09T09:30:50","guid":{"rendered":"https:\/\/www.facture.net\/blog\/?p=1054"},"modified":"2025-08-21T09:42:53","modified_gmt":"2025-08-21T07:42:53","slug":"note-de-frais","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.facture.net\/blog\/note-de-frais\/","title":{"rendered":"Note de frais&nbsp;: nos astuces et r\u00e8gles \u00e0 suivre"},"content":{"rendered":"<p>Les notes de frais. Souvent incontournables lorsque l\u2019on engage des d\u00e9penses dans le cadre de son activit\u00e9 professionnelle, elles peuvent vite devenir angoissantes. Des papiers partout, des justificatifs perdus et les d\u00e9penses qui s\u2019accumulent\u2026<\/p>\n<p>Pour \u00e9viter la banqueroute et aborder la gestion des notes de frais plus sereinement, nous avons r\u00e9unis pour vous quelques r\u00e8gles \u00e0 suivre et astuces afin de vous faciliter la vie.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2>Note de frais\u00a0: pour quel type de d\u00e9penses\u00a0?<\/h2>\n<p>Pour commencer, vous devez conna\u00eetre les types de frais qu\u2019une entreprise peut prendre en charge. Cela vous \u00e9vitera des mauvaises surprises. Les notes de frais \u00e9tant surveill\u00e9es de pr\u00e8s par l\u2019URSAFF, les d\u00e9penses couvertes par les soci\u00e9t\u00e9s sont encadr\u00e9es. Vous pourrez donc faire des notes de frais pour\u00a0:<\/p>\n<ul>\n<li>La restauration (repas d\u2019affaires)<\/li>\n<li>Les\u00a0frais de logement\u00a0(h\u00f4tel, h\u00e9bergement, etc). Dans le cadre d\u2019un d\u00e9placement professionnel ou si le salari\u00e9 se trouve \u00e0 plus de 50 km de son domicile ou \u00e0 plus d\u20191h30 en transports en commun.<\/li>\n<li>Les\u00a0<a href=\"https:\/\/www.facture.net\/blog\/entrepreneur-voiture-societe\/\">d\u00e9placements<\/a>\u00a0(carburant, p\u00e9age, stationnement, transport en commun, etc)<\/li>\n<li>L\u2019utilisation d\u2019outils issus des nouvelles technologies<\/li>\n<li>Les fournitures de bureau ou de consommables divers<\/li>\n<\/ul>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"aligncenter size-full wp-image-1062\" src=\"https:\/\/www.facture.net\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/3\/2020\/01\/facture-note-de-frais-compressor-1.jpg\" alt=\"Une note de frais\" width=\"700\" height=\"467\" srcset=\"https:\/\/www.facture.net\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/3\/2020\/01\/facture-note-de-frais-compressor-1.jpg 700w, https:\/\/www.facture.net\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/3\/2020\/01\/facture-note-de-frais-compressor-1-300x200.jpg 300w, https:\/\/www.facture.net\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/3\/2020\/01\/facture-note-de-frais-compressor-1-60x40.jpg 60w, https:\/\/www.facture.net\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/3\/2020\/01\/facture-note-de-frais-compressor-1-370x247.jpg 370w, https:\/\/www.facture.net\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/3\/2020\/01\/facture-note-de-frais-compressor-1-270x180.jpg 270w, https:\/\/www.facture.net\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/3\/2020\/01\/facture-note-de-frais-compressor-1-570x380.jpg 570w\" sizes=\"(max-width: 700px) 100vw, 700px\" \/><\/p>\n<h2>Les conditions de remboursement d\u2019une note de frais<\/h2>\n<p>Pour obtenir le remboursement de ces d\u00e9penses, les frais engag\u00e9s doivent \u00eatre\u00a0:<\/p>\n<ul>\n<li>Strictement professionnels<\/li>\n<li>Il ne peut y avoir d\u2019\u00e9quivoque afin de ne pas les consid\u00e9rer comme un avantage en nature.<\/li>\n<li>Accompagn\u00e9s de justificatifs ou <a href=\"https:\/\/www.facture.net\/blog\/best-facturation\/\">factures<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2>Les champs obligatoires<\/h2>\n<p>Pour que la note de frais soit valide, elle doit obligatoirement contenir les champs suivants\u00a0:<\/p>\n<ul>\n<li>Le num\u00e9ro de la note de frais<\/li>\n<li>La date ou p\u00e9riode concern\u00e9e<\/li>\n<li>Le nom du collaborateur<\/li>\n<li>Son service<\/li>\n<li>Le motif des frais engag\u00e9s<\/li>\n<li>Le lieu<\/li>\n<li>La nature (repas d\u2019affaires, v\u00e9hicule, billet de train, d\u2019avion, h\u00f4tel, etc.)<\/li>\n<li>Le montant <a href=\"https:\/\/www.facture.net\/blog\/erreur-declaration-tva\/\">HT et TTC<\/a><\/li>\n<li>La description des frais<\/li>\n<\/ul>\n<h2><img decoding=\"async\" class=\"aligncenter size-full wp-image-1063\" src=\"https:\/\/www.facture.net\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/3\/2020\/01\/traiter-note-de-frais-compressor-1.jpg\" alt=\"Comment traiter une note de frais\" width=\"700\" height=\"467\" srcset=\"https:\/\/www.facture.net\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/3\/2020\/01\/traiter-note-de-frais-compressor-1.jpg 700w, https:\/\/www.facture.net\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/3\/2020\/01\/traiter-note-de-frais-compressor-1-300x200.jpg 300w, https:\/\/www.facture.net\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/3\/2020\/01\/traiter-note-de-frais-compressor-1-60x40.jpg 60w, https:\/\/www.facture.net\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/3\/2020\/01\/traiter-note-de-frais-compressor-1-370x247.jpg 370w, https:\/\/www.facture.net\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/3\/2020\/01\/traiter-note-de-frais-compressor-1-270x180.jpg 270w, https:\/\/www.facture.net\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/3\/2020\/01\/traiter-note-de-frais-compressor-1-570x380.jpg 570w\" sizes=\"(max-width: 700px) 100vw, 700px\" \/><\/h2>\n<h2>Comment faire une note de frais\u00a0?<\/h2>\n<p>\u00c9tablir une note de frais est un processus toujours identique. Le collaborateur avance le montant des d\u00e9penses, puis il r\u00e9dige sa note de frais en prenant soin de mentionner tous les champs \u00e9voqu\u00e9s pr\u00e9c\u00e9demment. Il fournit \u00e9galement les justificatifs de ses d\u00e9penses.<\/p>\n<p>Dans le cas o\u00f9 vous auriez perdu un justificatif, il vous restera une solution\u00a0: la d\u00e9claration sur l\u2019honneur. Cette m\u00e9thode reste n\u00e9anmoins \u00e0 utiliser avec parcimonie, pour ne pas vous attirer les foudres du service comptable.<\/p>\n<p>Pour cr\u00e9er une note de frais, vous pouvez utiliser\u00a0:<\/p>\n<h3>1. Un support papier<\/h3>\n<p>Souvent employ\u00e9e dans les petites structures qui n\u2019ont pas besoin de traiter beaucoup de notes de frais. Elles ont malgr\u00e9 tout des inconv\u00e9nients. En premier lieu, l\u2019aspect manuscrit peut entra\u00eener des pertes ou oublis. Il se peut aussi que les difficult\u00e9s de relecture ralentissent le processus. Sans compter que le papier prend de la place et que cela suppose de disposer de solutions de stockage cons\u00e9quentes.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3>2. Traitement de texte ou tableur<\/h3>\n<p>Il est possible de cr\u00e9er un mod\u00e8le sur traitement de texte ou tableur que les collaborateurs n\u2019ont plus qu\u2019\u00e0 remplir. Les notes peuvent ensuite \u00eatre imprim\u00e9es mais le probl\u00e8me du papier se pose \u00e0 nouveau.<\/p>\n<p>Un tableau Excel peut permettre un stockage num\u00e9rique mais il sera impossible de joindre les justificatifs, ce qui peut vite \u00eatre contraignant.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3>3. Les logiciels de gestion de notes de frais<\/h3>\n<p>Plusieurs solutions existent pour permettre aux comptable de disposer de logiciels de gestion de notes de frais agiles et complets. Pour les structures de moyenne ou grande taille, cela peut s\u2019av\u00e9rer indispensable.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2><strong>La proc\u00e9dure de remboursement des notes de frais<\/strong><\/h2>\n<p>Une fois que le salari\u00e9 fournit ses notes de frais, le responsable de service valide les d\u00e9penses. C\u2019est ensuite le comptable qui intervient afin de contr\u00f4ler les justificatifs puis le service financier proc\u00e8de au remboursement.<\/p>\n<p>Les notes de frais peuvent \u00eatre prises en charge de deux mani\u00e8res\u00a0:<\/p>\n<ul>\n<li>Remboursement sur le montant r\u00e9el des d\u00e9penses\u00a0: ce qui signifie que l\u2019entreprise rembourse la somme exacte avanc\u00e9e par le collaborateur.<\/li>\n<li>Remboursement au forfait\u00a0: cela peut notamment s\u2019appliquer si le salari\u00e9 effectue des achats r\u00e9currents. Il est alors automatiquement rembours\u00e9 \u00e0 hauteur d\u2019un montant fixe, selon un bar\u00e8me fourni par l\u2019URSAFF<\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>Pour finir, notons qu\u2019il n\u2019existe pas de d\u00e9lai l\u00e9gal pr\u00e9cis pour fournir les justificatifs des d\u00e9penses par le salari\u00e9, \u00e0 son employeur. L\u2019entreprise a le droit n\u00e9anmoins d\u2019en fixer un, en interne. C\u00f4t\u00e9 employeur, l\u2019entreprise se doit de rembourser les notes de frais dans un d\u00e9lai dit \u00ab\u00a0raisonnable\u00a0\u00bb.<\/p>\n<p>Et pour les freelances&nbsp;? Retrouvez notre article d\u00e9di\u00e9 pour <a href=\"https:\/\/www.facture.net\/blog\/frais-deductibles-freelance\/\">bien g\u00e9rer vos frais d\u00e9ductibles<\/a>.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Les notes de frais. 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