Réaliser un audit interne vous aide à atteindre vos objectifs en évaluant de manière méthodique les processus opérationnels et stratégiques de votre entreprise.
L’audit contrôle et conseille les dirigeants d’une entreprise et constitue donc un levier de performance. Vous pouvez réaliser un audit interne pour :
- améliorer la qualité de votre travail et de vos prestations
- connaître les faiblesses de la société.
- identifier les points forts de la société.
Voici comment réaliser un audit interne.
Qu’est-ce qu’un audit interne ?
Un audit de qualité interne a pour objectif d’obtenir une certification ISO, ce qui représente un signe de qualité et de sécurité pour les clients de votre entreprise.
C’est un outil d’amélioration continue qui se réalise en interne par un personnel formé. L’objectif de l’audit est d’améliorer les performances de l’entreprise en effectuant une évaluation des risques susceptibles d’entraver l’atteinte des objectifs.
Si vous souhaitez réaliser un audit interne de votre entreprise, vous devrez respecter un processus bien précis. De plus la procédure doit être objective et donc faite selon une méthodologie bien définie.
Vous n’êtes pas tenu de faire un audit interne en une seule fois et sur tous les services de l’entreprise, cela peut être réalisé selon vos besoins et vos ressources.
Quel est l’objectif de votre audit interne ?
L’objectif principal d’un audit interne est de vérifier la conformité à certains critères référentiels normatifs. L’audit vous permet alors d’évaluer si les moyens que vous mettez en place dans votre entreprise pour atteindre cette conformité sont efficaces.
Une fois l’audit effectué, vous saurez quoi améliorer et vous connaîtrez les points forts sur lesquels capitaliser.
Voici les principaux objectifs d’un audit interne :
- Vérifier la conformité au référentiel normatif ou privé et identifier ce qui n’est pas conforme.
- Vérifier l’efficacité du système interne de l’entreprise
- Détecter ce que vous pouvez améliorer
- Miser sur les points forts de votre société.
Le choix des auditeurs
L’auditeur fait partie de l’entreprise, il doit avoir une vision globale et objective de la société.
Pour réussir un audit interne, il est essentiel de bien choisir les auditeurs. Ils doivent notamment être en mesure de connaître et maîtriser les procédures et méthodes de l’audit.
Pour effectuer un bon audit, il faut fournir à l’auditeur toutes les informations utiles comme :
- Normes du système de management de l’entreprise
- Les processus internes de la société
- lui fournir le cahier des charges de tous les produits
Il est également essentiel que l’auditeur soit en mesure d’être impartial, d’avoir une conscience professionnelle et qu’il garde les informations confidentielles. De plus, l’auditeur ne doit pas avoir de lien avec l’activité qui est auditée. Il ne doit pas être influençable ou dans le jugement. C’est pourquoi, dans certains cas, les entreprises peuvent faire appel à un cabinet spécialisé pour réaliser un audit.
Bien préparer un audit interne
La préparation de l’audit est la première étape à ne pas négliger, elle permet de définir tous les éléments à analyser. Il faudra alors identifier les activités auditées et déterminer la durée et la fréquence des entretiens réalisés.
L’étape suivante est de prendre contact avec les personnes qui seront interrogées dans le cadre de l’audit.
Voici comment procéder pour préparer un entretien :
- Définir les objectifs de l’entretien.
- Définir les sujets abordés pendant l’entretien.
- Déterminer qui seront les audités.
- Noter toutes les informations sur l’activité concernée et l’interlocuteur.
- Faire une liste de questions que vous pouvez classer par thèmes avec la méthode du QQOQCP : Qui, quoi ,où, quand, comment, et pourquoi.
- Faire un plan de l’entretien.
- Mettre en place un rendez-vous pour réaliser les entretiens.
L’auditeur devra ensuite identifier les processus utilisés dans l’entreprise selon le référentiel et le rapport de l’audit précédent notamment. Utiliser un référentiel d’audit vous permet de référencer les objectifs de chacun des processus et les risques auxquels ils peuvent être confrontés. Le référentiel identifie aussi les contrôles qui peuvent éviter ces risques.
Réalisation de l’audit
Dans un premier temps, vous pouvez organiser une réunion afin de présenter le plan d’audit, les auditeurs et faire un rappel des objectifs.
L’auditeur peut ensuite commencer les entretiens individuels en utilisant le questionnaire basé sur la méthode du QQOQCP. Il devra également observer la personne interrogée dans son environnement de travail quotidien.
Voici comment procéder lors de l’entretien :
- Etablir une relation de confiance avec les interlocuteurs et revoir les objectifs et les thèmes qui seront abordés.
- Poser des questions ouvertes, fermées ou avec des choix multiples.
- Etre à l’écoute et ne pas hésiter à reformuler les questions d’une autre manière et s’assurer d’une réponse définitive de l’interlocuteur.
L’auditeur doit être en mesure de rapporter les non-conformités les plus importantes et les conséquences si certaines actions ne sont pas mises en place. Il rapporte également les points positifs comme les possibilités d’amélioration et les points forts du process de travail actuel et sur lesquels capitaliser.
En réalisant un audit vous êtes dans une démarche d’amélioration continue.
Réaliser un compte-rendu de l’audit
Après avoir réalisé les entretiens, l’auditeur doit synthétiser les informations essentielles et faire un compte-rendu. Ce dernier sera intégré dans un dossier de mission de l’audit interne.
Par la suite, un plan d’action est mis en place avec l’accord des dirigeants de l’entreprise pour établir les actions et les tâches à accomplir.
Lors de la rédaction du compte-rendu d’audit, pensez au 5 C :
- Criteria ou le référentiel, ce qui devrait être fait.
- Condition, ce qui est en place.
- Causes, pourquoi ce qui devrait être en place ne l’est pas.
- Conséquences.
- Corrective action plans, les actions correctives et recommandations.
Votre rapport d’audit doit finir sur une note positive pour motiver la personne auditée et l’inciter à améliorer son processus de travail.
Mise en place et évaluation des actions correctives
Une fois l’audit réalisé, l’audité devra mettre en place des actions en fonction du résultat de l’audit.
Quels seront les moyens financiers et humains accordés par l’entreprise pour mettre en place les actions correctives ? L’efficacité des actions dépend aussi de ces paramètres. Il faut également établir un délai pour la mise en place des actions en prenant en compte le temps d’adaptation des personnes concernées.
Par la suite, il est nécessaire d’évaluer si les actions entreprises sont efficaces en se fiant à certains indicateurs comme les retours clients ou les retours faits en interne.
Réaliser un audit interne est une tâche complexe pour l’auditeur et les audités mais c’est une étape essentielle pour améliorer de façon globale la qualité de l’entreprise.
