La facturation est une étape essentielle pour toutes les activités professionnelles. Que vous soyez auto-entrepreneur ou dirigeant d’entreprise, vous devez créer des factures qui respectent des règles bien spécifiques.
La facturation permet d’assurer la transparence dans vos relations avec d’autres professionnels et sert également à assurer le respect de l’interdiction de la revente à perte. Voici ce que vous devez savoir pour créer une facture entre professionnels.
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3 méthodes pour créer une facture entre professionnels
Il est obligatoire d’établir des factures entre professionnels lorsque vous vendez un service ou un produit. La facturation permet de garder une trace comptable et une preuve juridique de la transaction. Il s’agit donc d’un document comptable essentiel.
Vous n’êtes pas tenu d’utiliser un logiciel de facturation certifié pour établir vos documents comptables.
En revanche, si vous éditez vos factures en ligne, vous devez en garantir l’intégrité. Votre client ne doit pas pouvoir modifier la facture, c’est pourquoi il est essentiel de pouvoir télécharger vos documents sous un format non modifiable comme le format pdf.
Voici 3 méthodes pour créer vos factures en ligne simplement et efficacement :
1. L’outil de facturation en ligne : Facture.net, votre outil 100% gratuit
Voici un outil gratuit et efficace pour créer vos factures en ligne. Avec Facture.net, vous serez en mesure de générer des devis et des factures simplement et gratuitement.
Cet outil en ligne vous permet de dupliquer et de transformer vos documents puis de les exporter sous des formats différents. Vous pourrez rattacher chaque document à l’un de vos clients afin d’obtenir une vision d’ensemble de toutes les factures générées.
Avec Facture.net, vous pouvez :
- Créer vos devis et vos factures
- Vous servir d’un moteur de recherche puissant
- Exporter vos documents en un clic sous formats PDF, CSV, Excel ou JSON.
- Classer vos documents par catégories
- Gérer vos clients et ajouter des opportunités d’affaires.
Cet outil vous permet de rassembler votre gestion commerciale, augmenter votre chiffre d’affaires en ne manquant aucune opportunité et facilite votre comptabilité.
N’hésitez pas à tester cet outil CRM performant pour faciliter votre gestion commerciale et établir vos factures B2B.
2. Créer vos factures sur Excel
Vous pouvez utiliser Excel pour éditer facilement des factures complètes et légales très rapidement. Il existe de nombreux modèles de factures à télécharger mais vous pouvez également créer et personnaliser votre propre modèle.
De nombreux tutoriels sont disponibles sur le web pour apprendre à utiliser les formules et créer vos factures.
Utilisez Excel si vous souhaitez générer plusieurs factures de manière automatique grâce à sa base de données.
En utilisant ce logiciel, vous pouvez insérer des formules lorsque vous rédigez la facture afin que certains champs soient automatiquement mis à jour pour vos prochains documents comptables.
Prenez le temps de choisir un modèle de facturation de base adapté à vos besoins afin de l’utiliser facilement et rapidement par la suite.
3. Créer vos factures sous Word
Si vous êtes plus à l’aise avec ce logiciel, vous pouvez également l’utiliser pour éditer vos factures.
Des modèles de facture à télécharger incluant toutes les mentions légales obligatoires sont également mis à disposition. Vous pouvez rapidement et facilement établir vos factures et les personnaliser puis les imprimer ou les convertir en PDF.
Cependant, le prix et la TVA ne peuvent pas être calculés automatiquement sous word et il n’est pas non plus possible d’archiver les factures à cause de l’absence de base de données.
Créer des factures en utilisant des modèles sous word n’est pas suffisant la plupart du temps car vous devez pouvoir répertorier les documents et garder une trace des transactions effectuées entre professionnels.
Éditer vos factures sous word est une solution si vous facturez peu mais les inconvénients cités sont à prendre en compte.
Vous pouvez également éditer une facture sans utiliser de logiciel de facturation avec Microsoft Office par exemple, mais vous y passerez plus de temps qu’avec un logiciel professionnel.
Les obligations de facturation entre professionnels
Quel est le cadre juridique pour facturer entre professionnels ? La facturation entre professionnels n’est pas un simple usage commercial mais une obligation décrétée par le code du commerce.
Une facture en bonne et due forme engage la responsabilité du vendeur comme de l’acheteur. Pour connaître les lois qui régissent la facturation entre professionnels, vous pouvez vous référer aux articles L441-3 et R441-3 du Code du commerce.
Voici les obligations de facturation entre professionnels à connaître :
- Pour tout achat de produit ou réalisation de service dans le cadre d’une activité professionnelle, le vendeur a pour obligation de délivrer une facture. L’acheteur doit réclamer une facture conforme à la réglementation s’il ne l’a pas reçu. Si l’acheteur ne demande pas de facture, il peut se retrouver en faute en cas de litige pour “délit d’achat sans facture”.
- La facture entre professionnels doit être délivrée dès que la prestation de service est effectuée ou dès que l’acte d’achat d’un produit est finalisé.
- L’acheteur et le vendeur doivent conserver chacun un exemplaire du document pendant une durée légale de 6 ans à compter de son émission. Mais le code du commerce impose la conservation des documents comptables pour une durée de 10 ans après la clôture de l’exercice. Les factures électroniques doivent être gardées pendant 3 ans avant d’être archivées.
- Les mentions légales comme les éléments d’identification de votre entreprise, la date d’émission de la facture ou encore la TVA doivent figurer sur les factures entre professionnels.
Les problèmes de facturation ne sont pas fréquents entre professionnels puisqu’il s’agit souvent d’une action systématisée et informatisée.
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En tant que vendeur, vous devez facturer vos prestations ou vos ventes de produits pour vous assurer d’être payé. L’acheteur quant à lui, a tout intérêt à réclamer la facture pour intégrer la charge comptable correspondante afin de récupérer la TVA.
La facturation engage la responsabilité du vendeur et de l’acheteur.
Vous êtes à présent en mesure de créer des factures entre professionnels. N’hésitez pas à tester et à utiliser des outils performants comme Facture.net pour créer efficacement et rapidement vos factures B2B.
